Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

III Kadencja Odrodzonego Samorządu Powiatowego
12.11.2006 - 12.11.2010

Zarządzenie Nr 29/2008
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2008-05-08

w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 64/2007 Starosty Gryfińskiego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie ustalenia regulaminu wewnętrznego Wydziału Architektury i Budownictwa Starostwa Powiatowego w Gryfinie

Na podstawie § 66 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie, stanowiącego załącznik do uchwały Nr IV/52/2007 Rady Powiatu w Gryfinie z dnia 25 stycznia 2007 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie, zmienionego uchwałą Nr IX/118/2007 Rady Powiatu w Gryfinie z dnia 28 czerwca 2007 r. oraz uchwałą Nr XIII/152/2007 Rady Powiatu w Gryfinie z dnia 29 listopada 2007 r. zarządzam co następuje:

W Regulaminie wewnętrznym Wydziału Architektury i Budownictwa Starostwa Powiatowego w Gryfinie ustalonym Zarządzeniem Nr 64/2007 Starosty Gryfińskiego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie ustalenia regulaminu wewnętrznego Wydziału Architektury i Budownictwa Starostwa Powiatowego w Gryfinie wprowadza się następujące zmiany:

1. na stronie 2 skreśla się zapis o treści: "Załączniki : od nr 1 do nr 9 - zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności (zakresy czynności) dla poszczególnych pracowników.";
2. w § 1 ust. 1 otrzymuje brzmienie:" 1.Merytoryczny zakres działania Wydziału Architektury i Budownictwa określa Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Gryfinie, a nadzór i kontrolę nad działalnością Wydziału sprawuje Wicestarosta.";
3. w § 1 ust. 3 pkt 3 przed kropką dodaje się: "oraz stanowiskiem ds. archiwizacji i ruchu budowlanego.";
4. § 3 otrzymuje brzmienie: "§3 Obsadę osobową Wydziału Architektury i Budownictwa z uwzględnieniem imienia i nazwiska każdego pracownika, określeniem i nazwą zajmowanego stanowiska, a także symbolem literowym oraz symbolem liczbowym gmin wchodzących w skład powiatu, które pracownik stosuje przy sporządzaniu pism zawiera załącznik Nr 1do niniejszego regulaminu.";
5. w § 4 ust. 1 pkt 2-4 otrzymują brzmienie: " 2. Zastępcy Naczelnika Wydziału należą zadania określone w § 53 pkt. 1 lit a-l i n-z, pkt 4, pkt 5, pkt 6 lit. a-c, pkt. 7, 8 i 9 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie.
   3. Stanowiska pracy do spraw określonych ustawą Prawo budowlane nalezą zadania określone w § 53 pkt 1 lit. a-l i n-z oraz pkt 3 lit b, pkt 4, 5, 7, 8 i 9 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie.
   4. Stanowiska pracy do spraw planowania przestrzennego należą zadania określone w § 53 pkt 1 lit. a-l i n-z, pkt 2, 4, 7, 8 i 9 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie.";
6. w § 4 ust. 1 dopisuje się pkt 6 w brzmieniu: "6. Stanowisko pracy do spraw archiwizacji i ruchu budowlanego należą zadania określone w § 53 pkt 1 lit. x Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie";
7. w § 5 ust. 1 otrzymuje brzmienie: "1. Zakresy czynności pracowników ustala na podstawie niniejszego regulaminu i podpisuje Naczelnik wydziału oraz zatwierdza Starosta.";
8. w § 5 ust. 2 otrzymuje brzmienie: "2. Zakres czynności Naczelnika Wydziału ustala i podpisuje Wicestarosta oraz zatwierdza Starosta.";
9. w § 8 skreśla się ust. 3 i ust. 5.
10. w Rozdziale 8 schemat organizacyjny Wydziału zastępuje się schematem:

11. w rozdziale 9 w punkcie II ust. 4 pkt 3 dopisuje się: "oraz stanowiskiem ds. archiwizacji i ruchu budowlanego";
12. w rozdziale 9 w punkcie II ust. 8 otrzymuje brzmienie: "8. Odpowiedzialność pracownika
    Pracownik odpowiada za fachowe, terminowe i zgodne z przepisami prawa prowadzenie spraw administracyjnych i opracowywanie projektów pism, postanowień i decyzji, sprawuje bezpośredni nadzór nad stanowiskiem ds. obsługi interesantów i stanowiskiem pracy ds. archiwizacji i ruchu budowlanego, odpowiada za sporządzenie zestawień statystycznych, prowadzenie rejestrów i ewidencji, za zachowanie tajemnicy służbowej."
13. w rozdziale 9 dopisuje się punkt VI w brzmieniu:

1. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE STANOWISKA PRACY Urząd: Starostwo Powiatowe w Gryfinie Wydział: Architektury i Budownictwa Stanowisko: stanowisko pracy do spraw archiwizacji i ruchu budowlanego
2. MIEJSCE W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ URZĘDU
   
3. OGÓLNE CELE ISTNIENIA STANOWISKA

   Archiwizacja akt wydziału, obsługa interesantów: udostępniania i wyszukiwanie dokumentacji archiwalnej, odpowiadanie na pisma petentów związane ze sprawami archiwalnymi. Współpraca z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego. Prowadzenie programu rejestracyjnego ARCHIT.

4. GŁÓWNE OBOWIĄZKI
   1. Archiwizacja akt wydziału:
      1. usystematyzowanie układu akt spraw zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną;
      2. tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych;
      3. przekazywania akt do archiwum zakładowego.
   2. Praca na rzecz wydziału:
      1. wyszukiwanie w zbiorach wydziału akt spraw niezbędnych do pracy pracownikom wydziału,
      2. wyszukiwanie i udostępnianie dokumentacji archiwalnej na wnioski interesantów,
      3. prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach archiwalnych,
      4. występowanie z wnioskami do archiwum zakładowego w sprawie wypożyczenia akt na potrzeby wydziału,
      5. występowanie do archiwum zakładowego w sprawie wypożyczenia akt na wnioski interesantów,
      6. wprowadzanie danych do programu rejestracyjnego ARCHIT,
      7. odbieranie i wysyłanie korespondencji,
      8. przekazywanie spraw na poszczególne stanowiska,
      9. wydawanie inwestorom przygotowanych decyzji,
      10. kopiowanie i przekazywania na stanowiska aktów prawnych,
      11. przekazywanie kopii kart rejestrów do wojewody,
      12. prowadzenie rejestrów wniosków.
   3. Współpraca z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego,
      1. wyszukiwanie i wypożyczanie dokumentacji na potrzeby PINB,
      2. uzupełnianie rejestrów wydziałowych o dokumenty przesyłane z PINB, tj. pisma dotyczące samowoli budowlanej, utrzymania obiektów, pozwoleń na użytkowanie.
   4. Ponadto: prowadzenie gospodarki materiałów biurowych w wydziale:
      1. składanie zapotrzebowań na materiały biurowe,
      2. sprawowanie kontroli nad brakującymi i potrzebnymi pracownikom wydziału materiałami biurowymi.
5. PODEJMOWANIE DECYZJI (ROZSTRZYGNIĘĆ)
   1. Decyzje samodzielne:
      • ustalanie treści wydawanych pism związanych ze sprawami archiwalnymi,
      • odpowiednie przyporządkowanie akt sprawy do kategorii archiwalnej podczas archiwizacji.
   2. Wkład w decyzje podejmowane przez innych: nie dotyczy
6. KONTAKTY I REPREZENTACJA
   1. Kluczowe kontakty wewnętrzne:
      • z pracownikami Kancelarii Ogólnej i Sekretariatu - sprawy korespondencji,
      • z pracownikami Wydziału Organizacji i Informacji - udostępnianie zarchiwizowanych akt spraw, pobieranie zamawianych materiałów biurowych, udostępnianie i kopiowanie aktów prawnych.
   2. Kluczowe kontakty zewnętrzne:
      • z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego - wymiana informacji, przekazywanie dokumentacji.
7. WIEDZA, UMIEJĘTNOŚCI, DOŚWIADCZENIE
   1. Wykształcenie: średnie.
   2. Obligatoryjne uprawnienia: nie występują;
   3. Doświadczenie zawodowe:
      1. doświadczenie zawodowe poza urzędem przy wykonywaniu podobnych czynności - nie wymagane,
      2. doświadczenie w pracy w urzędzie: rok pracy lub staż na podobnym stanowisku - nie wymagane.
   4. Predyspozycje osobowościowe:
      • komunikatywność,
      • dokładność, rzetelność,
      • terminowość, systematyczność,
      • umiejętność samodzielnego podejmowania decyzji,
      • odporność na stres,
      • umiejętność pracy w zespole.
   5. Umiejętności zawodowe:
      • umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych,
      • znajomość terminów i pojęć stosowanych w archiwizacji.
8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRACOWNIKA

   Pracownik odpowiada za fachowe i zgodne z przepisami prawa udzielanie informacji interesantom, prowadzenie spraw związanych z archiwum, archiwizowanie akt spraw, prowadzenie rejestrów spraw przyjętych od Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, prowadzenie programu rejestracyjnego ARCHIT, wysyłanie i odbiór korespondencji, prowadzenie rejestrów i ewidencji, zachowanie tajemnicy służbowej.

9. WSPÓŁZALEŻNOŚĆ SŁUŻBOWA

   Bezpośredni przełożony - Zastępca Naczelnika Wydziału,
   Przełożony wyższego stopnia - Naczelnik Wydziału.

10. ZASTĘPSTWA

    Osoba zatrudniona na tym stanowisku nie zastępuje innych pracowników.
    Osoba zatrudniona na tym stanowisku zastępowana jest przez osobę zatrudnioną na stanowisku do spraw określonych ustawą Prawo budowlane.

11. UDZIAŁ W ZESPOŁACH ZADANIOWYCH I ROBOCZYCH

    Nie dotyczy.

12. WYPOSAŻENIE STANOWISKA PRACY
    1. Sprzęt informatyczny: zestaw komputerowy z drukarką oraz osprzętem pozwalającym na pracę w sieci Starostwa.
    2. Oprogramowanie: WORD, WINDOWS, EXCEL, ARCHIT, LEX, Kancelaria El-Dok system.
    3. Środki łączności: telefon stacjonarny, fax, Internet.
    4. Inne urządzenia: kserokopiarka, niszczarka, bindownica, laminarka, kalkulator.
    5. Środki transportu: nie dotyczy.
13. FIZYCZNE WARUNKI PRACY

    Uciążliwości fizyczne występujące w miejscu wykonywania czynności zawodowych - długotrwała praca przy komputerze, konieczność transportu dokumentacji o dużym ciężarze.

14. KRYTERIUM OCENY
    • komunikatywność,
    • stosunek do petentów, kultura osobista,
    • kompetentność,
    • odpowiedzialność, samodzielność,
    • odporność na stres,
    • dokładność, rzetelność,
    • terminowość, systematyczność,
    • umiejętność pracy w zespole."

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Gryfiński

Wojciech Konarski

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1