Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

IV Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
21.11.2010 - 21.11.2014

Zarządzenie Nr 37/2012
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2012-04-11

w sprawie określenia trybu zamawiania, używania, przechowywania oraz kasacji pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i poz. 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675, z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 149, poz. 887 i Nr 217, poz. 1281) zarządzam, co następuje:

§ 1. Określa się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci i pieczątek na potrzeby Starostwa Powiatowego w Gryfinie i jego pracowników, ich używania, przechowywania oraz likwidacji w związku z utratą przez pieczątki i pieczęcie cech użytkowych i braku celowości dalszego ich używania.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1. zarządzeniu - należy przez to rozumieć niniejsze zarządzenie,
2. wydziale - należy przez to rozumieć także równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie,
3. naczelniku wydziału - należy przez to rozumieć również kierowników innych niż wydziały komórek organizacyjnych w strukturze Starostwa,
4. Regulaminie Organizacyjnym - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Gryfinie ustanowiony uchwałą Rady Powiatu w Gryfinie,
5. Powiecie - należy przez to rozumień Powiat Gryfiński.

§ 3.

1. W Starostwie Powiatowym w Gryfinie, zwanym dalej Starostwem, mogą być stosowane pieczęcie urzędowe, pieczątki nagłówkowe, pieczątki imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników Starostwa w zakresie realizowanych zadań.
2. Pieczęcie i pieczątki, o których mowa w niniejszym zarządzeniu są własnością Starostwa, które ponosi koszty ich wytworzenia.

§ 4.

1. Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis "Powiat Gryfiński", bądź "Starosta Gryfiński".
2. Pieczęcią urzędową może być również pieczęć, o której mowa w ust. 1, zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła, herb ustalony dla Powiatu Gryfińskiego.
3. Pieczęć urzędową można umieszczać tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. na decyzjach. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
4. Pieczęć urzędową, o której mowa w ust.1, mogą używać wszystkie organy Powiatu i upoważnieni pracownicy Starostwa do sporządzania dokumentów w związku z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, przekazanych Staroście z mocy przepisów ogólnie obowiązujących lub w drodze porozumień z właściwymi organami. Odciski tych pieczęci mogą być umieszczane w przypadku braku pieczęci, o której mowa w ust. 2 na dokumentach wydanych w sprawach realizacji zadań własnych Powiatu.
5. Pieczęć urzędową, o której mowa w ust. 2, mogą używać wszystkie organy Powiatu i upoważnieni pracownicy Starostwa do sporządzania dokumentów w związku z realizacją zadań własnych Powiatu. Odciski tych pieczęci nie mogą być umieszczane na dokumentach urzędowych w sprawach realizacji zadań, o których mowa w ust. 4.
6. Wymiary pieczęci urzędowych, wskazanych w ust. 1 i 2, podmioty uprawnione do ich wytwarzania, zasady ich zamawiania, sposób przechowywania oraz postępowania z pieczęciami, które utraciły swoją wartość użytkową oraz postępowania w sytuacji zagubienia bądź kradzieży pieczęci, określają odrębne przepisy.

§ 5.

1. W Starostwie stosowane są pieczątki nagłówkowe, pieczątki imienne (podpisowe) i inne według wzorów określonych w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. Pieczątek nagłówkowych nie stosuje się w przypadku użycia blankietów korespondencyjnych.
2. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczęci są:
1. Starosta Gryfiński,
2. Wicestarosta Gryfiński,
3. PrzewodniczÄ…cy Rady Powiatu, WiceprzewodniczÄ…cy Rady Powiatu,
4. Członkowie Zarządu,
5. Skarbnik Powiatu,
6. Sekretarz Powiatu,
7. naczelnicy wydziałów i ich zastępcy,
8. inni pracownicy, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia posługiwanie się taką pieczątką.
3. Pieczęcie imienne innej treści mogą posiadać i stosować następujące osoby:
1. "z up. STAROSTY" - pracownicy w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Starosty Gryfińskiego,
2. "wz. STAROSTY" - Wicestarosta Gryfiński,
3. "z up. ZARZĄDU POWIATU" - pracownicy w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Zarządu Powiatu w Gryfinie.

§ 6.

1. Wniosek o wykonanie pieczęci bądź pieczątki sporządza naczelnik wydziału na ustalonym formularzu "Zapotrzebowanie na wykonanie pieczęci/pieczątki w Starostwie Powiatowym w Gryfinie". Wzór formularza stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 naczelnik wydziału kieruje do Wydziału Organizacji i Informacji. W Wydziale Organizacji i Informacji następuje sprawdzenie treści pieczęci bądź pieczątki pod względem formalno-prawnym oraz potwierdzenie zgodności :
1. układu (wzoru) pieczęci/pieczątki oraz jej treści z Regulaminem Wewnętrznym danego wydziału, Regulaminem Organizacyjnym i niniejszym zarządzeniem,
2. posiadania przez pracownika prawa do podpisywania decyzji na podstawie udzielonego upoważnienia Starosty lub Zarządu Powiatu,
3. stanowiska służbowego pracownika oraz jego uprawnień do tytułów wynikających z charakteru wykształcenia z danymi zawartymi w teczce akt osobowych.
3. W przypadku pieczątek innych niż imienne, nagłówkowe oraz pieczęcie urzędowe, stwierdzenia poprawności ich treści pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa dokonuje wnioskujący naczelnik na formularzu, o którym mowa w ust. 1.
4. Pieczątki podpisowe powinny uwzględniać przy nazwisku pracownika także jego tytuł lub tytuły zgodne z udokumentowanym charakterem wykształcenia.

§ 7. Po zebraniu pozytywnych opinii, o których mowa w § 6 ust. 2 i 3, naczelnik Wydziału Organizacji i Informacji akceptuje przedmiotowy wniosek i zleca zamówienie wykonania pieczęci bądź pieczątek, biorąc pod uwagę planowane na ten cel środki finansowe.

§ 8.

1. Tworzy się Rejestr Pieczęci i Pieczątek w Starostwie, zwany dalej "Rejestrem", w którym dokonuje się rejestracji pieczęci bądź pieczątek wykonanych zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w § 6 ust. 1.
2. Wykonane pieczęcie bądź pieczątki wydaje się za pokwitowaniem w rejestrze, o którym mowa w ust. 1, naczelnikowi bądź upoważnionemu do odbioru pracownikowi wydziału zamawiającego.
3. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzony i przechowywany w Wydziale Organizacji i Informacji.
4. Rejestr prowadzi się w sposób rzetelny, prawidłowy i aktualny.
5. Wzór rejestru określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 9.

1. Zobowiązuje się każdy wydział do prowadzenia własnego rejestru pieczęci i pieczątek według wzoru określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia.
2. Dla kierownictwa Starostwa rejestry, o których mowa w ust. 1 prowadzą sekretariaty, zaś dla pieczęci i pieczątek używanych przez Radę Powiatu - Biuro Obsługi Rady i Zarządu.
3. Rejestry wydziałowe muszą być prowadzone w sposób rzetelny i aktualny, tak aby ich treść była zgodna z Rejestrem Pieczęci i Pieczątek prowadzonym w Wydziale Organizacji i Informacji.
4. Inwentaryzacji pieczęci i pieczątek, będących w posiadaniu wydziałów i określenia stanów wszystkich pieczęci i pieczątek dokonuje Wydział Organizacji i Informacji raz na 2 lata.

§ 10.

1. Użytkowane pieczęcie i pieczątki należy przechowywać w szafach biurowych, z zastrzeżeniem § 4 ust. 6, w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź nieuprawnionym użyciem. Po zakończeniu pracy pieczęcie i pieczątki powinny być zabezpieczone poprzez zamknięcie szafki na klucz.
2. Pieczęcie i pieczątki urzędowe znajdujące się w sekretariacie Starosty Gryfińskiego przechowuje się w szafach zamykanych na klucz i plombowanych pieczęcią wykonawcy (referentką). W prawym górnym narożniku szafy należy umieścić informację o dostępie określonych osób do zawartości szafy oraz numeru referentki.
3. O przypadkach kradzieży lub utraty pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie zawiadomić Wydział Organizacji i Informacji z podaniem okoliczności utraty pieczęci lub pieczątki oraz ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za pieczątkę/pieczęć.
4. Wydział Organizacji i Informacji dokonuje zgłoszenia zagubienia lub kradzieży pieczęci i pieczątek o szczególnie ważnym znaczeniu na Policję oraz ogłasza ten fakt, jeśli istnieje taka potrzeba, w prasie lokalnej, a w przypadku pieczęci urzędowych zawiadamia również podmiot, który pieczęć taką wykonał.
5. Z czynności, o których mowa w ust. 3 i 4 sporządza się notatki służbowe.

§ 11.

1. W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie zwrócić je do Wydziału Organizacji i Informacji.
2. Pieczęcie i pieczątki, o których, mowa w ust.1 przekazuje się do Wydziału Organizacji i Informacji w zamkniętej kopercie wraz z wykazem odcisków pieczęci i pieczątek przeznaczonych do likwidacji.
3. Fakt przekazania do likwidacji pieczęci i pieczątek i ich likwidacji odnotowuje się w rejestrach wydziałowych i rejestrze, o którym mowa w § 8 ust. 1 .
4. Przeznaczone i przekazane do likwidacji pieczęcie i pieczątki Wydział Organizacji i Informacji przechowuje do momentu ich likwidacji.

§ 12.

1. Powołuje się stałą Komisję do spraw likwidacji pieczęci i pieczątek, zwaną dalej "Komisją".
2. W skład Komisji wchodzą:
1. Przewodniczący Komisji - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych w Starostwie,
2. Członek Komisji - naczelnik zainteresowanego wydziału lub osoba przez niego wyznaczona,
3. Sekretarz Komisji - pracownik Wydziału Organizacji i Informacji.
3. Likwidacji pieczęci i pieczątek, z zastrzeżeniem § 4 ust. 6, dokonuje się poprzez fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie.
4. Z czynności, o której mowa w ust. 3 i 4 sporządza się protokół, według wzoru określonego w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia.

§ 13.

1. Za pieczęcie będące w posiadaniu poszczególnych wydziałów odpowiadają naczelnicy wydziałów, przy czym za pieczątki imienne (podpisowe) osobiście odpowiadają ich użytkownicy.
2. Naczelnik wydziału przekazuje poszczególnym pracownikom do używania pieczątki i pieczęcie, które są im niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych odnotowując ten fakt w odpowiedniej kolumnie rejestru prowadzonego dla wydziału. Pracownik zobowiązuje się do używania pieczęci i pieczątek zgodnie z ich przeznaczeniem i ochrony przed zdarzeniami określonymi w § 10 ust. 1.
3. W przypadku zmian organizacyjnych bądź innych szczególnych zdarzeń, pieczęcie i pieczątki dotychczas używane w danym wydziale bądź na danym stanowisku pracy, a które nie straciły użyteczności w wyniku tych zmian, mogą być protokolarnie przekazane do dalszego używania nowym komórkom, stanowiskom pracy bądź osobom. Powyższe przekazanie dotyczy również pieczęci i pieczątek, które straciły użyteczność.
4. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 3 stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.
5. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę obowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek.

§ 14. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacji i Informacji.

§ 15. Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia sprawuje Sekretarz Powiatu.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2
• Załącznik nr 3
• Załącznik nr 4
• Załącznik nr 5
• Załącznik nr 6