Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

IV Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
21.11.2010-21.11.2014

Zarządzenie Nr 76/2014
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2014-09-30

w sprawie zmiany zarządzenia Nr 9/2013 Starosty Gryfińskiego z dnia 20 lutego 2013 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 10, ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz.330; zmiana: Dz. U. z 2013 r. poz. 613, z 2014 r. poz. 768, poz. 1100) zarządza się, co następuje:

§ 1. W załączniku do zarządzenia Nr 9/2013 Starosty Gryfińskiego z dnia 20 lutego 2013 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie wprowadza się następujące zmiany:

1. w § 2 tiret pierwszy i drugi otrzymuje brzmienie:
   "- ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz.330 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o rachunkowości,
   - ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o finansach publicznych";
2. w § 5 dodaje się ust. 4-5 w brzmieniu:
   "4. Ilekroć w instrukcji jest mowa o fakturze VAT lub korekcie faktury VAT dotyczy to faktury lub korekty faktury, o której mowa w ustawie o podatku od towarów i usług.
   5. Nie dłużej, niż do 30 września 2014 r. można stosować § 25 ust. 2.";
3. w § 9, ust. 5 pkt 5 wyrażenie "Ocena pozytywna" zastępuje się wyrażeniem "Opiniuję pozytywnie";
4. w § 11 skreśla się ust. 8;
5. w § 14 pkt 4 otrzymuje brzmienie:
   "4) wszystkie dowody finansowo-księgowe, po przeprowadzeniu kontroli merytorycznej, powinny być przekazywane do WFK nie później niż w ciągu 5 dni licząc od daty wpływu, a w przypadku faktur (rachunków), które wpłynęły do kancelarii ogólnej w okresie od 1. do 5. każdego miesiąca, nie później niż do 7. każdego miesiąca, z wyjątkiem przypadków szczególnych określonych w instrukcji;";
6. w § 16 ust. 9 pkt 2 lit. b otrzymuje brzmienie:
   "b) zagranicznych - stanowi polecenie wyjazdu służbowego poza granice kraju w wysokości oszacowanej lub równowartość w PLN udzielonej zaliczki;";
7. w § 18 ust. 3 otrzymuje brzmienie:
   "3. Dyspozycja finansowa wydatków sporządzana w 1. egzemplarzu (oryginał) podlega kontroli formalno-rachunkowej przez WFK oraz kontroli wstępnej i zatwierdzeniu do wypłaty na zasadach określonych w instrukcji.";
8. w § 19 ust. 13 otrzymuje brzmienie:
   "13. Termin wypłaty świadczeń pracowniczych z ZFŚS i zwrotu kosztów za okulary następuje, co najmniej raz w miesiącu, najpóźniej do 25. każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni.";
9. w § 22 ust. 2 zdanie drugie otrzymuje brzmienie:
   "Rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym, przedstawione przez dotowanego, powinno nastąpić w terminie 21 dni od dnia wpływu do Starostwa.";
10. w § 24:
1. w ustępie 6 dodaje się zdania:
   "Wykaz stosuje się odpowiednio do należności długoterminowych (termin płatności powyżej roku kalendarzowego), wówczas w kolumnie uwagi należy wpisać kwotę roczną (ratę). Dla danego roku obrachunkowego wykaz przekazywany jest do 31 stycznia danego roku obrachunkowego, oddzielnie dla należności powiatowych i Skarbu Państwa. Dokumenty należy zaksięgować w miesiącu otrzymania lub najdalej w miesiącu następnym.
2. dodaje siÄ™ ust. 6a w brzmieniu:
   "6a. W przypadku stwierdzenia błędu w wykazie, o którym mowa w ust. 6 sporządza się korektę tego wykazu, w której umieszcza się pośrodku nad tytułem wyrażenie "Korekta nr ..." i w treści wpisuje się pozycje "Przed korektą" i pozycje "Po korekcie". Do korekt wykazu stosuje się zasady określone w ust. 6.";
11. w § 25:
1. ust. 2 pkt 2 skreśla się, z zastrzeżeniem § 1 pkt 2 niniejszego zarządzenia,
2. dodaje siÄ™ ust. 2a i 3a - 3d w brzmieniu:
   "2a. Wykaz, o którym mowa w ust. 2 pkt 3 stosuje się odpowiednio do należności długoterminowych wykorzystując zasady określone w § 24 ust. 6 i 6a.
   3a. Dochody nieprzypisane z tytułu opłaty za wykonanie czynności lub udostępnianie materiałów zasobu geodezyjno - kartograficznego ustalane przez Wydział Geodezji, Kartografii i Katastru z wykorzystaniem programu komputerowego wspomagającego obsługę zasobu pn. "System EWID 2007" generującego Dokument Obliczenia Opłaty (dalej: DOO):
   1) pobiera się na podstawie wyciągu bankowego, w przypadku wpłat kontrahentów, (WGK i K korzystając z podglądu systemu finansowo - księgowego odznacza w systemie EWID 2007 uregulowanie opłaty przez danego kontrahenta);
   2) pobiera się na podstawie wpłat gotówkowych przyjmowanych na kwitariusz przychodowy K-103 lub na podstawie potwierdzenia wpłaty K-103 wygenerowanego przez system EWID 2007, odpowiednio ponumerowanego i oznaczonego (egz. 1/3 lub oryginał - dla wpłacającego, egz. 2/3 i 3/3 lub pierwsza kopia - dla WFK, druga kopia pozostaje w kwitariuszu);
   3) uzgadnia się dzienny stan wpłat, poprzez porównanie danych wydruków z systemu FK i zestawienia dokonanych wpłat opłat z systemu EWID 2007(opłaconych DOO); w wyjątkowych przypadkach - po uzgodnieniu z kierownikami właściwych komórek organizacyjnych - mogą wystąpić uzgodnienia tygodniowe lub miesięczne oraz obowiązkowo za rok, w ciągu pięciu dni po dniu, na który uzgadnia się stan, przez pracowników WFK i WGK i K (uzgodnienie potwierdzają pracownicy przez parafowanie wydruków);
   3b.W przypadku ustalenia niezgodności stanu wpłat (nadwyżka lub niedobór środków na rachunku bankowym z tytułu opłat), o którym mowa w ust. 3a, pkt 3 sporządza się notatkę służbową, która zawiera kwotę i przyczyny niezgodności (wskazanie dowodu wpłaty i nr odznaczonego DOO), podpisy pracowników uzgadniających oraz kierowników komórek organizacyjnych WFK i WGK i K (akceptacja stanu).
   3c. Ustalenia, o których mowa w ust. 3b w przypadku:
   1) nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bankowym - WFK dokonuje zwrotu nadpłaty opłaty na konto kontrahenta na podstawie dyspozycji finansowej zwrotu środków i kopii DOO z systemu EWID 2007 w terminie do 15. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni;
   2) niedoboru środków pieniężnych na rachunku bankowy z tytułu opłat - kierownik WGK i K prowadzi postępowanie wyjaśniające i formułuje wnioski do kierownika jednostki, kierując się przepisami prawa pracy.
   3d. Dochody przypisane z tytułu opłaty za wykonanie czynności lub udostępnienie materiałów zasobu geodezyjno-kartograficznego (prowadzenie rozrachunku z kontrahentem) następuje w przypadkach szczególnych wynikających z przepisów prawa.
3. skreśla się ust. 7;
12. w § 26 dodaje się ust. 14 i 15 w brzmieniu:
    "14. Dyspozycję finansową zwrotu środków związaną z rozliczaniem i zwrotem wadiów, o których mowa w ust. 1-3, w przypadku:
1. wadium wniesionego do przetargu na zbycie nieruchomości:
1. wszystkim oferentom, gdy przetarg odwołano, unieważniono, zakończono wynikiem negatywnym,
2. uczestnikom, którzy przetargu nie wygrali po jego zamknięciu
   - przedkłada się w WFK w dniu odwołania, zamknięcia, unieważnienia, zakończenia wynikiem negatywnym przetargu lub w dniu następnym w godzinach przedpołudniowych, celem dokonania kontroli wstępnej, zatwierdzenia do wypłaty oraz sporządzenie przelewu kontrahentom, tak, aby zwrot nastąpił nie później niż trzeciego dnia od dnia odwołania, zamknięcia, unieważnienia, zakończenia przetargu wynikiem negatywnym,
3. zaliczenia na poczet ceny sprzedaży nieruchomości lub pierwszej opłaty za użytkowanie wieczyste - przedkłada się w WFK w dniu zawarcia umowy sprzedaży, oddania w użytkowanie wieczyste lub w dniu następnym;
2. wadium wniesionego na dany przetarg w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego:
1. wszystkim oferentom, którzy je wnieśli i go nie wygrali oraz w przypadku zawarcia umowy i wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, przez oferenta, który przetarg wygrał - przedkłada się w WFK najpóźniej przed upływem trzech dni od zawarcia umowy i wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez wybranego oferenta,
2. zaliczenie wadium wykonawcy, który wygrał postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy - przedkłada się w WFK w terminie wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub w dniu następnym.
   15. Przekazanie na rzecz wierzycieli 50 % wpływów z opłat, o których mowa w art. 40h ust. 1 i art. 40i ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy - Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, następuje na podstawie dyspozycji finansowej zwrotu środków, sporządzonej, sprawdzonej pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez kierownika Wydziału Geodezji, Kartografii i Katastru przekazanej do WFK do 5. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Informacja negatywna obowiązuje - przekazywana pocztą elektroniczną.";
13. w § 29:
1. w ust. 3 dodaje siÄ™ zdanie:
   "Kierownicy komórek organizacyjnych informują WFK niezwłocznie o zwrocie lub likwidacji weksla, przedkładając uwierzytelniony dokument potwierdzający zwrot lub likwidację weksla lub - jeżeli wynika to z umowy - wypełnienie warunków umowy.",
2. dodaje siÄ™ ust. 4 w brzmieniu:
   "4. Kierownicy komórek organizacyjnych informują niezwłocznie WFK o wystawieniu weksla przez Powiat (weksel własny) przedkładając odpowiednie dokumenty (uwierzytelniona kopia weksla wraz z deklaracją wekslową, potwierdzenie odbioru itp.). Weksle własne podlegają zarejestrowaniu przez WFK w rejestrze, o którym mowa w ust. 1 lub odpowiednio w księdze druków ścisłego zarachowania, o której mowa w rozdziale 6. Do zwrotu lub likwidacji weksla własnego stosuje się zasady określone w ust. 3.";
14. w § 31 dodaje się ust 8a w brzmieniu:
    "8a. Obowiązkowo, w dokumentach obrotu środkami trwałymi, zwłaszcza w dowodzie OT, PT i MT, w polu "Charakterystyka" bądź "Nazwa i charakterystyka" należy zamieszczać informacje w takiej szczegółowości, aby było możliwe prawidłowe opisanie tego środka trwałego w ewidencji, w sposób pozwalający na jego właściwą identyfikację (numer KŚT). Do informacji zamieszczanych w tym opisie - w zależności od rodzaju składnika - należą:
1. w przypadku OT dla środka trwałego wytworzonego w drodze inwestycji - opis części składowych i peryferyjnych (w miarę możliwości z podaniem ich wartości, co jest przydatne przy ustalaniu zmian wartości początkowej środka trwałego na skutek ich późniejszego odłączenia), rok budowy/produkcji (zwłaszcza, jeśli nie pokrywa się z rokiem przyjęcia do używania), technologię wykonania, numery fabryczne;
2. dla środków trwałych będących częściami składowymi nieruchomości - oznaczenie według ewidencji geodezyjnej i księgi wieczystej oraz położenie (miejscowość, ulica), powierzchnia ogółem, powierzchnia użytkowa, kubatura;
3. w przypadku OT dla zakupionego gotowego środka trwałego - np. zespołu komputerowego składającego się ze współpracujących ze sobą urządzeń tzw. części:
1. składowych, czyli takich, których nie można odłączyć od rzeczy bez istotnej zmiany tej rzeczy lub odłączanej części (bez nich nie będzie mógł działać zespół komputerowy, np. nie można korzystać z samej jednostki centralnej bez monitora i klawiatury, samodzielnie używane nie mogą być też poszczególne części, np. niepodłączony do innego urządzenia monitor), częściami składowymi zespołu są: jednostka centralna, monitor, klawiatura, skaner, oprogramowanie i inne,
2. peryferyjnych, czyli takich, które są opcjonalne (mogą być odłączone bez istotnego wpływu na funkcjonalność zespołu, mogą też być wykorzystywane jednocześnie, jako obsługujące więcej niż jeden środek trwały, stanowiąc samodzielne obiekty inwentarzowe środków trwałych;
4. w przypadku OT dla zwiększenia wartości środka trwałego na skutek ulepszenia - w pozycji "Nazwa środka trwałego" należy wyraźnie zaznaczyć, że dokument dotyczy ulepszenia już istniejącego i użytkowanego środka trwałego (np. zwiększenie wartości budynku biurowego na skutek rozbudowy i przebudowy), a w charakterystyce opisać charakter wykonanych prac, w tym, czy zwiększyły się podstawowe parametry budynku np. powierzchnia użytkowa, kubatur;
5. w przypadku wartości niematerialnych i prawnych należy podać dane na temat licencji (numer i datę zawarcia umowy licencyjnej, nazwę oprogramowania, okres obowiązywania licencji, dodatkowe warunki (np. licencja obejmuje użytkowanie oprogramowania na trzech stanowiskach).";
15. w § 38:
1. ust. 8 otrzymuje brzmienie:
   "8. Podstawą rozliczenia kosztów inwestycyjnych są dowody PT i OT wraz z "Rozliczeniem rzeczowo-finansowym środków trwałych w budowie (inwestycji) zawierającym, co najmniej wyszczególnienie powstałych (ulepszonych) obiektów zgodnie z Klasyfikacją Rodzajową Środków Trwałych, ilość i wartość jednostkową, wartość rozliczanych nakładów (wg faktur /rachunków z wyszczególnieniem kontrahentów) oraz można dołączyć uwierzytelnione kopie protokołów technicznego odbioru i inne dokumenty wyrażające kompletność i zdatność do używania, z zastrzeżeniem ust. 14.",
2. dodaje siÄ™ ust. 14 w brzmieniu:
   "14. Kierownik komórki organizacyjnej wykonujący dane zadanie, na które zostały poniesione koszty (nakłady), w przypadku:
1. zaniechania środków trwałych w budowie (inwestycji),
2. środków trwałych w budowie (inwestycji), które nie dały efektu inwestycyjnego,
   - sporządza o tych faktach informację zaakceptowaną przez kierownika jednostki lub na podstawie decyzji kompetentnego organu (informacje sporządza się w terminie 30 dni, od dnia zaistnienia w.w okoliczności i przekazuje do WFK celem odpisania poniesionych kosztów środków trwałych w budowie (inwestycji)).";
16. w § 40 dodaje się ust. 9 w brzmieniu:
    "9. Odpadki użytkowe, to pozostałości materiałów z likwidacji lub remontu składników majątkowych, związanych z inwestycjami lub zdarzeniami losowymi, które przedstawiają określoną wartość użytkową i nadają się do dalszego zużycia lub odsprzedaży. Kierownik komórki organizacyjnej realizujący dane zadanie sporządza komisyjnie protokół pozyskania odpadków użytkowych zawierający, w szczególności:
1. opis okoliczności pozyskania odpadków użytkowych,
2. nazwę i ilość oraz wartość odpadków użytkowych (według cen sprzedaży netto, a w razie ich braku w cenach wynikających z oszacowania),
3. miejsce składowania, zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem itp.
   W skład komisji wchodzą, co najmniej: kierownik komórki organizacyjnej realizujący zadanie, pracownik sprawujący pieczę na danym składnikiem majątkowym oraz obowiązkowo, minimum jeden członek zespołu do ustalenia stanów rzeczywistych (z natury) składników majątku inwentaryzowanego na podstawie obmiaru i szacunku określonego zarządzeniem Starosty Gryfińskiego wydanym na podstawie uchwały Nr 21/II/03 Zarządu Powiatu w Gryfinie z dnia 19 marca 2003 r. w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej w jednostkach organizacyjnych Powiatu Gryfińskiego. Protokół sporządza się niezwłocznie po uzyskaniu odpadków użytkowych, co najmniej w 2 egzemplarzach, który aprobuje kierownik jednostki. Oryginał protokołu przekazywany jest do WFK celem zarachowania w księgach rachunkowych, kopia (drugi egzemplarz) pozostaje w aktach komórki organizacyjnej realizującej zadanie.";
17. w § 41 ust.3 po pkt 7 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 8 w brzmieniu:
    "8) weksle własne - fakultatywnie.";
18. załącznik nr 2 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych otrzymuje brzmienie jak z załączniku do niniejszego zarządzenia;

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Powiatu, kierownikom komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie oraz Dyrektorowi Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Gryfinie, w zakresie sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych dotyczących środków budżetowych ujętych w planie finansowym Starostwa.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta
mgr inż. Wojciech Konarski

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1