Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

VI Kadencja Odrodzonego Samorządu Powiatowego
17.11.2018 - 30.04.2024

Zarządzenie Nr 7/2024
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2024-01-26

w sprawie zmiany zarządzenia Nr 61/2021 Starosty Gryfińskiego z dnia 14 października 2021 r. w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.

Na podstawie art. 4 ust. 1 i 3 pkt 3, art.10, art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.: Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zarządzam, co następuje:

§ 1. W załączniku do zarządzenia Nr 61/2021 Starosty Gryfińskiego z dnia 14 października 2021 r. w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Gryfinie, zmienionej zarządzeniem Nr 71/2022 Starosty Gryfińskiego z dnia 9 grudnia 2022 r., Nr 78/2022 Starosty Gryfińskiego z dnia 29 grudnia 2022 r. i Nr 44/2023 Starosty Gryfińskiego z dnia 30 maja 2023 r. wprowadza się następujące zmiany:

1) załącznik nr 4 i 5 do instrukcji inwentaryzacyjnej otrzymuje brzmienie jak załącznik nr 1 i 2 do niniejszego zarządzenia,

2) postanowienie § 6 ust. 4-6 otrzymuje brzmienie:

3) postanowienie § 7 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Częstotliwość, terminy i metody przeprowadzania inwentaryzacji określone zostały w poniższej tabeli nr 1:

Tabela nr 1

Metoda inwentaryzacji	Rodzaj składników majątkowych	Częstotliwość inwentaryzacji	Termin inwentaryzacji
Spis z natury	papiery wartościowe (weksle, czeki obce, akcje, obligacje itp.)	co roku	na ostatni dzień roku obrotowego
	rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały i towary) odpisywane w koszty w momencie ich zakupu (np. paliwo w samochodach służbowych)	co roku	j.w.
	druki ścisłego zarachowania	co roku	j.w.
	środki pieniężne w gotówce	co roku	j.w.
	zapasy materiałów znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową	co roku	na ostatni dzień roku obrotowego* (w okresie od pierwszego dnia ostatniego kwartału w roku obrotowym do 15 dnia roku następnego)
	budowle mierzalne i przeliczalne, takie jak, np.: ogrodzenia, wiaty, sygnalizacja świetlna,	co roku	j.w.
	środki trwałe znajdujące się na terenie niestrzeżonym - z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości	co roku	j.w.
	maszyny i urządzenia znajdujące się na terenie niestrzeżonym wchodzące w skład środków trwałych w budowie	co roku	j.w.
	składniki oraz gotówka znajdująca się w biurze rzeczy znalezionych prowadzonym przez starostwo	co roku	j.w.
	składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek	co roku	j.w.
	znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy: • materiałów, • towarów, • produktów gotowych, • półproduktów	raz w ciągu 2 lat	j.w.
	środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym ( z wyjątkiem gruntów)	co 4 lata	j.w.
	przedmioty długotrwałego użytku objęte ewidencją ilościową	co 4 lata	j.w.
	zbiory biblioteczne	co 4 lata	j.w.
	maszyny i urządzenia znajdujące się na terenie strzeżonym wchodzące w skład środków trwałych w budowie	co 4 lata	j.w.
Potwierdzenie salda	środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych	co roku	na ostatni dzień roku obrotowego
	pożyczki i kredyty zaciągnięte	co roku	j.w.
	należności (z wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, do których stosuje się przepisy ustawy o zobowiązaniach podatkowych oraz należności wątpliwych, spornych, należności od pracowników oraz innych podmiotów, których przepisy nie obligują do prowadzenia rachunkowości)	co roku	na ostatni dzień roku obrotowego* (w okresie od pierwszego dnia ostatniego kwartału w roku obrotowym do 15 dnia roku następnego)
	pożyczki i kredyty udzielone	co roku	j.w.
	własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom	co roku	j.w.
Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami	wartości niematerialne i prawne (np.: licencje na użytkowanie programów komputerowych).	co roku	przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego
	środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (np. różnego rodzaju budowle podziemne i podwodne, takie jak: rurociągi przesyłowe cieczy i gazów, linie elektroenergetyczne itp.)	co roku	j.w.
	grunty, prawo użytkowania wieczystego oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu)	co roku	j.w.
	środki trwałe w budowie (nakłady) z wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w ich skład	co roku	j.w.
	środki pieniężne w drodze	co roku	j.w.
	materiały (towary) w drodze i dostawy niefakturowane	co roku	j.w.
	rozrachunki z pracownikami, w tym należności od pracowników z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	co roku	j.w.
	należności i zobowiązania od/wobec kontrahentów, w tym osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz kontrahentów, którzy mimo obowiązku nie wystąpili o potwierdzenie sald swoich należności i nie potwierdzili sald swoich zobowiązań od/wobec jednostki	co roku	j.w.
	należności i zobowiązania publicznoprawne	co roku	j.w.
	należności i zobowiązania sporne	co roku	j.w.
	roszczenia z tytułu niedoborów i szkód	co roku	j.w.
	rozliczenia międzyokresowe	co roku	j.w.
	fundusze jednostki, rezerwy	co roku	j.w.
	udziały w obcych jednostkach (spółkach, spółdzielniach itp.)	co roku	j.w.
	gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe wnoszone zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych	co roku	j.w.
	składniki aktywów i pasywów w odniesieniu do których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie salda z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe oraz aktywa i pasywa nie wymienione wcześniej	co roku	j.w.

*Inwentaryzację należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15-go dnia następnego roku, ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda zwiększeń i zmniejszeń jakie nastąpiły między datą spisu (potwierdzeniem salda) a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Weryfikacji tej na ostatni dzień roku dokonuje pracownik WFK (§21 ust. 1 instrukcji)."

4) postanowienie § 20 ust.3 otrzymuje brzmienie:

"3. Kontrolę prawidłowości przeprowadzonej weryfikacji sprawują bezpośredni przełożeni pracowników dokonujących weryfikacji stanów ewidencyjnych lub osoby je zastępujące. Fakt dokonania kontroli potwierdzają poprzez dopisanie na protokole przy swoim podpisie (podpisy zespołu inwentaryzacyjnego) "dokonano kontroli".

5) postanowienie § 20 ust. 4 i 5 :

4. Inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze weryfikacji polega na ustaleniu ich realności z właściwymi dowodami, dokumentami, rozliczeniami, naliczeniami, zasobami i ewidencjami, ich analizie i weryfikacji. Poszczególne składniki inwentaryzuje się w następujący sposób:

Lp.	PRZEDMIOT WERYFIKACJI - składnik majątkowy	SPOSÓB WERYFIKACJI
Lp.	PRZEDMIOT WERYFIKACJI - składnik majątkowy	Rodzaje dokumentów	Co należy sprawdzić?
1	2	3	4
1	Wartości niematerialne i prawne (np.: licencje na użytkowanie programów komputerowych).	1. Dowody zakupu licencji i umowy licencyjne. 2. Dowody wewnętrzne jednostki, z których wynika miejsce i sposób użytkowania licencji. 3. Protokoły przyjęcia i likwidacji wartości niematerialnych i prawnych.	Weryfikacja stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności z okresami amortyzacji. Czy ilość i wartość ujęta w ewidencji odpowiada ilości i wartości wynikającej z dokumentacji źródłowej? Czy w ewidencji nie figurują licencje wygasłe? Czy wszystkie licencje faktycznie są wykorzystane?
2	Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (np. różnego rodzaju budowle podziemne i podwodne, takie jak: rurociągi przesyłowe cieczy i gazów, linie elektroenergetyczne itp.).	Dokumenty stanowiące dowód nabycia/zbycia/likwidacji środków trwałych – takie jak: - OT „Przyjęcie środków trwałych inwestycji”, - PT „Protokół zdawczo - odbiorczy środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej/ nakładów inwestycyjnych”, - LT „Likwidacja środków trwałych” wraz z załączonymi do nich dokumentami źródłowymi (umowami kupna/sprzedaży, protokołami odbioru i oddania do użytkowania, protokołami nieodpłatnego przekazania innej jednostce sektora finansów publicznych, protokołami kasacji, dowodami złomowania itp.). - dokumenty będące podstawą naliczenia amortyzacji.	Porównanie danych księgowości z odpowiednimi dokumentami. Czy jednostka jest właścicielem środków trwałych w podanej ilości i wartości, np.: - czy dokonano przyjęcia środków trwałych nabytych w wyniku zakończenia inwestycji lub zakupu środków trwałych? - czy w księgach zostały uwzględnione wszystkie zmiany środków trwałych wynikające z ich zbycia czy likwidacji (bądź ich fizycznego zniszczenia, np.: na skutek klęski żywiołowej)?, - czy ilość i wartość poszczególnych środków trwałych odpowiada ilości i wartości wynikającej z dokumentów źródłowych ?
3	Grunty, prawo użytkowania wieczystego oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu).	Wydruki lub odpisy z ewidencji powiatowego zasobu nieruchomości. Dokumenty OT i LT wraz z aktami notarialnymi stanowiącymi podstawę nabycia/zbycia (np. kupna, sprzedaży, oddania w użytkowanie wieczyste, darowizna, wniesienie aportem do spółki). Wyciąg z ksiąg wieczystych, umowa o oddanie w wieczyste użytkowanie.	Porównanie danych księgowości z odpowiednimi dokumentami. Czy jednostka jest właścicielem gruntu, czy posiada grunt w zarządzie/ /użytkowaniu, użytkowaniu wieczystym? Stan władania gruntem – czy jednostka posiada całą działkę czy tylko udział w nim i w jakiej części? Czy ilość, rodzaj i wartość gruntu (prawa użytkowania wieczystego itp.) wykazane w księgach rachunkowych są zgodne z dokumentacją źródłową?
4	Środki trwałe w budowie (nakłady), z wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w ich skład.	Wszystkie dowody źródłowe, z których wynika wysokość nakładów poniesionych na środki trwałe w budowie, m.in.: - rachunki za wykonanie dokumentacji projektowej, badań geologicznych, itp., - dowody zakupu lub nieodpłatnego otrzymania materiałów, maszyn i urządzeń, wyposażenia itp., - rachunki i faktury wykonawców robót budowlanych oraz podmiotów sprawujących nadzór autorski i inwestorski, - dowody wypłaty odszkodowań (np.: za wywłaszczenie gruntów pod inwestycję, za szkody wyrządzone w związku z inwestycją w uprawach rolnych, w drzewostanie itp.) oraz poniesienia różnych opłat (sądowych, notarialnych), - dowody odbiorów technicznych, protokoły odbioru i oddania do użytkowania, - protokoły przekazania nakładów inwestycyjnych do innych jednostek, - dowody OT – przyjęcie środka trwałego z inwestycji lub polecenia odpisania nakładów inwestycyjnych zaniechanych.	Szczegółowe sprawdzenie zapisów na kontach analitycznych i uzgodnień wysokości nakładów oraz realności (zaawansowanie budowy) z wydziałem merytorycznym. Czy wielkość nakładów na poszczególne zadania inwestycyjne została prawidłowo zaewidencjonowana (m.in. czy uwzględniono wszystkie nakłady, czy przypisano je do właściwych zadań, czy dane zostały wprowadzone bezbłędnie, czy w ewidencji nie figurują koszty, które nie mogą być zaliczone do nakładów na środki trwałe w budowie? Czy w ewidencji nie są ujęte nakłady na inwestycje, które zostały zaniechane? Czy na koncie 080” Środki trwałe w budowie (Inwestycje) nie figurują nakłady na środki trwałe oddane już do użytkowania, (które powinny być ujęte na koncie 011”Środki trwałe”) bądź nakłady, które zostały przekazane do innych jednostek?
5	Środki pieniężne w drodze.	Wyciągi bankowe.	Skonfrontowanie danych z wpłatami wykazanymi w wyciągach bankowych. Środki pieniężne w drodze to wartości niewpłaconych jeszcze do banku kwot albo kwot przesuwanych między rachunkami bankowymi. Sprawdzenie ich wpływu w terminie późniejszym na właściwe konta.
6	Materiały (towary) w drodze i dostawy niefakturowane.	Dowody (np. protokoły) potwierdzające odbiór materiałów.	Sprawdzenie przyszłego zafakturowania dostaw niefakturowanych oraz wpływu do jednostki materiałów zafakturowanych.
7	Rozrachunki z pracownikami, w tym należności od pracowników z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.	1. Dokumenty ustalające należności od pracowników. 2. Umowy udzielenia pożyczek. 3. Dowody naliczenia oprocentowania. 4. Dowody spłaty pożyczek. 5. Dowody prowadzenia egzekucji należności od pracowników zalegających ze spłatą ( lub od ich poręczycieli). 6. Dowody odpisania należności (np. w wyniku umorzenia lub przedawnienia).	Sprawdzenie, czy saldo wynika z niewypłaconych list płac z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń niepodjętych w terminie wypłaty oraz stwierdzenie, czy nie zawiera kwot przedawnionych. Czy wartość należności od pracowników jest prawidłowa (czy przypisane należności główne i oprocentowanie są zgodne z umową)? Czy zostało wszczęte postępowanie mające na celu wyegzekwowanie spłaty należności przeterminowanych (np. zawarta ugoda z pracownikiem o zmianie terminów i wysokości spłat, obciążenie spłatą poręczyciela itp.)? Czy na kontach nie figurują należności przedawnione?
8	Należności i zobowiązania od/wobec kontrahentów, w tym osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz kontrahentów, którzy mimo obowiązku nie wystąpili o potwierdzenie sald swoich należności i nie potwierdzili sald swoich zobowiązań od/wobec jednostki.	1. Umowy o realizację dostaw, usług, umowy zlecenia, o dzieło, sprzedaży, najmu, dzierżawy i inne. 2. Wystawione rachunki, faktury, noty odsetkowe. 3. Ugody w sprawie przesunięcia terminów płatności. 4. Dowody wypłaty/wpłaty.	Sprawdzenie faktur i dowodów zapłaty oraz ujęcia not odsetkowych. Czy wysokość należności/zobowiązań ujętych w ewidencji jest prawidłowa i przypisana właściwym kontrahentom? Czy należności/zobowiązania nie uległy przedawnieniu? Czy jednostka we wszystkich przypadkach opóźnień w spłacie należności pobrała w prawidłowej wysokości przypadające na jej rzecz odsetki za zwłokę?
9	Należności i zobowiązania publicznoprawne.	1. Deklaracje podatkowe (opłat), decyzje wymiarowe. 2. Decyzje o umorzeniu, rozłożeniu na raty, odroczeniu terminu płatności zobowiązań podatkowych (opłat). 3. Dowody prowadzenia egzekucji zaległości. 4. Dowody wpłaty należności (należność główna, odsetki, koszty egzekucji itp.). 5. Sprawozdania urzędów skarbowych w zakresie dochodów należnych, pobranych i przekazanych.	Czy wielkość zaległości i nadpłat w księgach są zgodne ze stanem rzeczywistym? Czy w księgach figurują należności przedawnione? Czy prawidłowo zostały dokonane zarachowania na poczet należności głównych i odsetek w przypadku wpłat na poczet zaległości? Czy wielkości ujęte w księgach rachunkowych jednostki w zakresie dochodów należnych i otrzymanych są zgodne z otrzymanymi sprawozdaniami?
10	Należności i zobowiązania sporne.	1. Pisma dłużników/wierzycieli kwestionujące istnienie lub wysokość należności/zobowiązania. 2. Dokumenty: umowy, faktury, dowody wpłaty. 3. Wezwania przedsądowe, pozwy, nieprawomocne wyroki sądowe i ugody.	Czy wartość należności i zobowiązań spornych ujęta w ewidencji odpowiada dokumentacji posiadanej przez jednostkę?
11	Roszczenia z tytułu niedoborów i szkód.	Dokumenty źródłowe.	Sprawdzenie zasadności ich wykazania oraz poprawności ich wyceny.
12	Rozliczenia międzyokresowe.	Dokumenty źródłowe.	Sprawdzenie, czy przyjęto poprawnie okresy rozliczeń oraz czy nadal istnieje powód ich tworzenia.
13	Fundusze jednostki i rezerwy.	Dokumenty źródłowe.	Sprawdzenie zgodności z przepisami i poprawności ujętych zmian w stanie funduszy i rezerw.
14	Udziały w obcych jednostkach.	Umowy i akty notarialne.	Zweryfikowanie ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych.
15	Gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe wnoszone zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych	Dokumenty źródłowe.	Sprawdzenie zasadności ich wykazania oraz poprawności danych ujętych w rejestrze prowadzonym przez wydział merytoryczny
16	Inne składniki aktywów i pasywów w odniesieniu do których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie salda z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe oraz aktywa i pasywa nie wymienione wcześniej	Dokumenty źródłowe.	Sprawdzenie zasadności ich wykazania oraz poprawności ich ujęcia

5. Osoba dokonująca weryfikacji na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji sporządza zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów lub pobiera je z WFK. Wyniki inwentaryzacji grupy kont lub poszczególnego konta przedstawia się w protokole, którego wzór stanowią załącznik nr 11a -11f do instrukcji. Na protokole należy wpisać imiona i nazwiska osób wchodzących w skład danego zespołu inwentaryzacyjnego, każdy członek zespołu składa podpis przy swoich danych.

§ 2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego w Gryfinie do zapoznania się ze zmianami instrukcji i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta
mgr inż. Wojciech Konarski

Załączniki do zarządzenia:

data opublikowania: 2024-01-31 13:47:38
data ostatniej aktualizacji: 2024-02-01 12:38:52

Strona odwiedzona 82 razy
Osoba odpowiedzialna za merytoryczne przygotowanie informacji: Sylwia Skrzyniarz
Informacja wprowadzona przez: Marcin Konopnicki