Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

VII Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
07.04.2024-07.04.2029

Zarządzenie Nr 51/2024
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2024-08-14

w sprawie zmiany zarządzenia Nr 48/2021 Starosty Gryfińskiego z dnia 14 września 2021 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. W "Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie" stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 48/2021 Starosty Gryfińskiego z dnia 14 września 2021 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie, zmienionego zarządzeniem nr 60/2021 z dnia 14 października 2021 r., zarządzeniem nr 85/2021 z dnia 22 grudnia 2021 r., zarządzeniem nr 6/2022 z dnia 4 lutego 2022 r., zarządzeniem nr 31/2022 z dnia 24 maja 2022 r. oraz zarządzeniem nr 42/2022 z dnia 15 lipca 2022 r. :

1. w § 27 ust. 10 - 12 otrzymują brzmienie:
   "10. Kontroli merytorycznej dokonują kierownicy komórek organizacyjnych (definicja: § 4 pkt 4 instrukcji) - posiadający powierzenie przez Starostę Gryfińskiego odpowiedzialności do dokonywania kontroli merytorycznej, z wyjątkiem określonym w ust. 11.
   11. Kontroli merytorycznej w WFK dokonują pracownicy tego wydziału w obrębie zakresów czynności.
   12. Wykaz osób upoważnionych do kontroli merytorycznej dokumentów finansowo - księgowych sporządza WFK - zgodnie z załącznikiem nr 1 do instrukcji, na podstawie kserokopii upoważnień/pełnomocnictw/powierzeń otrzymanych z Wydziału OR, z wyłączeniem pracowników WFK, którzy ujmowani są w wykazie zgodnie z ust. 11.";
2. postanowienie § 29 otrzymuje brzmienie:
   "§ 29. Zasady sprawdzania dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym.
   1. Sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym dokonywane jest przez pracownika WFK (zgodnie z zakresem czynności) dla dowodów księgowych, które stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego w Gryfinie oraz stanowią podstawę sporządzenia zbiorczych/łącznych sprawozdań, w tym budżetowych, finansowych, w zakresie operacji finansowych.
   2. W komórkach merytorycznych dokonywane jest sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym dla przyjmowanych dokumentów, np.: sprawozdań dla potrzeb komórki, rozliczeń dotacji przyznanych z budżetu Powiatu Gryfińskiego i innych (dokumenty te pozostają w komórce merytorycznej). Na ich podstawie mogą być sporządzane dokumenty finansowo-księgowe przekazywane do WFK w celu ujęcia/rozliczenia danych w ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego w Gryfinie. Przy sprawdzaniu tych dowodów pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika komórki merytorycznej można wzorować się wytycznymi określonymi w ust. 3 i 4.
   3. Sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika WFK polega na ustaleniu, czy:
      1. dany dowód został wystawiony w sposób prawidłowy, legalny i rzetelny, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
      2. dokument zawiera wszystkie elementy prawidłowo wystawionego dowodu księgowego: rodzaj dowodu, numer kolejny, oznaczenie stron i ich nazwy, datę, treść, wartość, numer rachunku bankowego i podpisy,
      3. dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych,
      4. dowód został opisany w sposób prawidłowy, wskazujący na jego związek z zawartą umową lub zleceniem oraz prawidłową realizacją zadań merytorycznych,
      5. zastosowano prawidłową klasyfikację budżetową,
      6. kwota, na którą opiewa dowód mieści się w planie wydatków budżetowych,
      7. podano w jakim trybie ustawy prawo zamówień publicznych dokonano zamówienia, zlecenia czy zakupu,
      8. dany dowód księgowy został prawidłowo zaewidencjonowany w programie "FOKA" lub "WYDRA",
      9. dokonano identyfikacji kontrahenta/podatnika pod względem podatkowym, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   4. Dowodem sprawdzenia dokumentu księgowego pod względem formalno -rachunkowym jest złożenie podpisu przez odpowiedniego pracownika WFK na pieczęci o następującej treści:
      "Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym
      data ............ podpis ...................".
   5. W przypadku stwierdzenia, że przedstawiony dowód księgowy ma wady formalne, rachunkowe lub merytoryczne pracownik WFK zobowiązany jest do jego zwrotu do właściwej komórki organizacyjnej Starostwa celem uzupełnienia (poprawy).
   6. W razie ujawnienia w toku kontroli (sprawdzania) dowodów nadużycia (w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa) - kontrolujący zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie Głównego Księgowego, jak również zabezpieczyć wszystkie dowody budzące wątpliwości.
   7. Kontrola sprawozdań budżetowych, finansowych i w zakresie operacji finansowych składanych przez jednostki organizacyjne dokonywana jest przez pracowników WFK, którzy mają obowiązek sprawdzania sprawozdań pod względem formalno-rachunkowym. Ponadto, pracownicy są uprawnieni do kontrolowania prawidłowości złożonych sprawozdań i w tym celu mogą żądać od kierowników jednostek przedstawienia odpowiednich ksiąg rachunkowych i dokumentów do kontroli (kontrola merytoryczna).
   8. Na dowód przeprowadzenia kontroli sprawozdań, pracownicy WFK umieszczają na ostatniej stronie sprawozdania klauzulę w brzmieniu:
      "Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym, data ............ podpis ................... lub "Sprawdzono pod względem merytorycznym, data ............ podpis ...................".
   9. Nie umieszcza się zapisów określonych w ust. 8 w przypadku otrzymania sprawozdania tylko w wersji elektronicznej opatrzonego podpisem kwalifikowanym. Ujęcie danych z tego sprawozdania w księgach rachunkowych i/lub w sprawozdaniu zbiorczym/łącznym oznacza dokonanie czynności wymienionych w ust. 1 przez pracownika WFK.
   10. Ewentualne nieprawidłowości w sprawozdaniach powinny być usunięte przez kierowników jednostek sporządzających sprawozdania jednostkowe przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdań zbiorczych lub łącznych. W razie potrzeby należy dokonać także odpowiednich zapisów korygujących w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego."
3. w § 45 ust. 3 otrzymuje brzmienie:
   "3. Kierownicy komórek organizacyjnych przeprowadzają kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dokumentacji rozliczeniowej. Rozliczenie dotacji w zakresie merytorycznym i formalno-rachunkowym, przedstawione przez dotowanego, powinno nastąpić w terminie 21 dni, licząc od dnia wpływu do Starostwa. Wyniki rozliczenia przedstawia się w "Rozliczeniu dotacji przyznanej z budżetu Powiatu Gryfińskiego w celu prawidłowego ujęcia w ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego w Gryfinie." Informacja winna zawierać, co najmniej dane podane w przykładowym wzorze stanowiącym załącznik nr 7 do instrukcji."
4. w § 69 ust. 1pkt 1 i 2 otrzymują brzmienie:
   "1) środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i dróg) oraz pozostałych środków trwałych stanowiących mienie powiatu - xxx/yy/rr/z, gdzie:
   1. xxx - trzycyfrowy kod oznaczający rodzaj środków według KŚT,
   2. yy - dwucyfrowy kod określający konto księgowe i przyjmujący wartość, dla yy=11 oznacza konto 011 - "Środki trwałe" i dla yy=13 oznacza konto 013 - "Pozostałe środki trwałe",
   3. rr - dwie ostatnie cyfry roku wystÄ…pienia zdarzenia gospodarczego,
   4. z - wartość liczbowa oznaczająca kolejną pozycję w ewidencji w danej grupie KŚT, poczynając od wartości z=1 i dalej narastająco;
   2) gruntów/dróg, stanowiących mienie powiatu - xxx/yy/d/rr, gdzie:
   1. xxx - trzycyfrowy kod oznaczający rodzaj gruntów/dróg według KŚT,
   2. yy - dwucyfrowy kod określający konto księgowe i przyjmujący wartość, dla yy=11 oznacza konto 011 - "Środki trwałe",
   3. d - kod oznaczający numer ewidencyjny działki/drogi,
   4. rr - dwie ostatnie cyfry roku wystÄ…pienia zdarzenia gospodarczego;"
5. Załącznik nr 1 i 7 do instrukcji otrzymują brzmienie określone w załącznikach nr 1 i 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Powiatu, kierownikom komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie oraz Dyrektorowi Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Gryfinie, w zakresie sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, jako dysponenta środków budżetowych ujętych w planie finansowym Starostwa.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

STAROSTA
mgr Ewa Dudar

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2