Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

III Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
12.11.2006-12.11.2010

Zarządzenie Nr 29/2009
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2009-03-18

w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) w związku z art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218 oraz z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458) zarządzam, co następuje:

Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1. ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.),
2. Starostwie - należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Gryfinie,
3. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Powiatu,
4. Staroście - należy przez to rozumieć Starostę Gryfińskiego lub działającego z jego upoważnienia Wicestarostę.
5. pracowniku - należy przez to rozumieć osobę podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy, która została skierowana do odbycia służby przygotowawczej,
6. komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć wydział, biuro, referat, a także samodzielne stanowisko pracy określone w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa,
7. kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć naczelnika wydziału, kierownika biura lub referatu Starostwa albo w przypadku jego braku bezpośredniego przełożonego określonego w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa.

1. Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy, w rozumieniu art. 16 ust. 3 ustawy, zatrudnienie na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym jest zobowiązany odbyć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem.
2. Jeżeli wiedza lub umiejętności pracownika umożliwiają należyte wykonywanie przez niego obowiązków służbowych Starosta może zwolnić pracownika całkowicie lub częściowo z obowiązku odbywania służby przygotowawczej na umotywowany wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony. Zwolnienie ze służby przygotowawczej nie zwalnia pracownika z egzaminu, o którym mowa w ust. 1.

1. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.
2. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów dla pracowników Starostwa sprawuje Sekretarz.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.

1. Pracownika kieruje się do odbycia służby przygotowawczej nie wcześniej niż po upływie jednego miesiąca od zatrudnienia i nie później niż przed upływem drugiego miesiąca od zatrudnienia.
2. Służba przygotowawcza trwa od jednego do trzech miesięcy.
3. Okres odbywania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji pracownika, zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia w Starostwie.
4. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy. Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.

W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek:

1. zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Starostwa, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych komórkach organizacyjnych, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów,
2. zaznajomienia się z obowiązującymi w Starostwie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia,
3. zaznajomienia się z zasadami gospodarki finansowej, w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych,
4. poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów,
5. zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu powiatowego, zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Starostwa, w tym w szczególności:
1. ustawa o samorzÄ…dzie powiatowym,
2. ustawa o pracownikach samorzÄ…dowych,
3. Kodeks postępowania administracyjnego,
4. ustawa o finansach publicznych,
5. Prawo zamówień publicznych,
6. ustawa o ochronie danych osobowych,
7. ustawa o ochronie informacji niejawnych,
8. instrukcja kancelaryjna dla organów powiatu,
9. Statut Powiatu Gryfińskiego, Regulamin Organizacyjny Starostwa, Regulamin Pracy Starostwa, Regulamin wynagradzania,
6. szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika oraz na stanowiskach pracy, dla których pracownik będzie pełnił zastępstwo,
7. szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika i w komórce organizacyjnej oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji,
8. nabycia umiejętności przygotowania dokumentów urzędowych, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej.

1. Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej pracownika kieruje pracownika do służby przygotowawczej i ustala jej plan. Skierowanie do odbycia służby przygotowawczej wraz z planem sporządza się w 2 egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron według wzoru stanowiącego odpowiednio załącznik nr 1 i 2 do niniejszego zarządzenia.
2. W planie służby przygotowawczej wskazuje się komórki organizacyjne, w których pracownik ma odbywać praktyki. Każdy pracownik obowiązkowo odbywa praktyki w: Biurze Obsługi Rady i Zarządu Powiatu, Wydziale Finansowo - Księgowym oraz Wydziale Organizacji i Informacji.
3. Plan służby przygotowawczej określa:
1. okres odbywania służby,
2. szczegółowy plan i czas odbywania praktyk w innych komórkach organizacyjnych Starostwa,
3. wykaz aktów prawnych, których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa,
4. zestawienie umiejętności praktycznych, które pracownik zobowiązany jest nabyć podczas służby przygotowawczej.
4. Do pracownika zwolnionego częściowo z odbycia służby przygotowawczej ust. 1 - 3 stosuje się odpowiednio.
5. Pracownik zwolniony całkowicie z odbycia służby przygotowawczej otrzymuje informację o zwolnieniu ze służby przygotowawczej oraz o zasadach przystąpienia do egzaminu, o którym mowa w § 3 ust. 1. Zwolnienie ze służby przygotowawczej nie zwalnia pracownika od znajomości wymaganych aktów prawnych na zajmowanym przez niego stanowisku oraz posiadania wymaganych na stanowisku umiejętności. Informację sporządza się w 2 egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

1. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik wykonuje czynności na stanowisku pracy w komórce organizacyjnej, w której jest zatrudniony przy czym w porozumieniu z kierownikiem tej komórki ustala, na podstawie planu i karty przebiegu służby przygotowawczej, dni odbywania praktyki w innych komórkach organizacyjnych Starostwa.
2. Praca na stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony w okresie służby przygotowawczej polega przede wszystkim na praktycznym zaznajamianiu się z obowiązkami i przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej i prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji.
3. Podczas praktyk w innych komórkach organizacyjnych pracownik zaznajamia się z podstawowymi czynnościami tych komórek, w szczególności pod kątem współpracy z komórką organizacyjną, w której jest zatrudniony.

1. Wraz ze skierowaniem do odbycia służby przygotowawczej pracownik otrzymuje kartę przebiegu służby przygotowawczej. Wzór karty przebiegu służby przygotowawczej stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
2. W karcie przebiegu służby przygotowawczej:
1. kierownicy komórek organizacyjnych, w których pracownik odbywał praktykę w trakcie służby przygotowawczej potwierdzają termin jej odbycia, przebieg oraz wnoszą ewentualne uwagi,
2. kierownik komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik, sporządza informację o przebiegu pracy w trakcie służby przygotowawczej oraz przed jej rozpoczęciem.

1. Złożenie przez pracownika do Wydziału Organizacji i Informacji wypełnionej karty przebiegu służby przygotowawczej stanowi podstawę do podjęcia przez Sekretarza decyzji o:
1. dopuszczeniu pracownika do egzaminu i wyznaczeniu daty egzaminu albo
2. przedłużeniu okresu służby przygotowawczej na okres do trzech miesięcy albo
3. odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy.

1. Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna, którą powołuje i której przewodniczy Sekretarz.
2. W skład Komisji Egzaminacyjnej Sekretarz powołuje kierownika komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony oraz od jednej do trzech osób spośród zatrudnionych w Starostwie, którzy dysponują odpowiednią wiedzą.
3. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie, a w przypadku równej ilości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.

Komisja Egzaminacyjna opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne, dokonuje oceny udzielonych odpowiedzi przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.

1. Egzamin składa się z części pisemnej, części ustnej oraz części praktycznej i odbywa się w ciągu jednego dnia, chyba że Komisja Egzaminacyjna postanowi inaczej.
2. Część pisemna egzaminu trwa 60 minut i składa się z testu 40 pytań z zakresu wskazanego w Planie służby przygotowawczej. Za każdą prawidłową odpowiedź pracownik uzyskuje 1 punkt.
3. Część ustna składa się z 5 pytań zadawanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej z zakresu wskazanego w Planie służby przygotowawczej. Za każdą odpowiedź pracownik może uzyskać od 0 do 5 punktów. Oceny danego pytania dokonuje członek Komisji Egzaminacyjnej, który je zadał. Wzór karty oceny pracownika z części ustnej egzaminu stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.
4. Część praktyczna trwa 45 minut i polega na wykonaniu zadania z zakresu obowiązków służbowych pracownika, w szczególności przygotowania projektu decyzji administracyjnej, odpowiedzi na pismo lub omówieniu sposobu postępowania w sprawie. Pracownik korzysta ze sprzętu oraz tekstów aktów prawnych niezbędnych do wykonania zadania. Za część praktyczną Komisja Egzaminacyjna może przyznać, ustalając kolegialnie, od 0 do 10 punktów.

1. Egzamin przeprowadzany jest w wyznaczonym, zamkniętym pomieszczeniu w obecności Komisji Egzaminacyjnej.
2. Dopuszczalne jest przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż jednego pracownika.

1. Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.
2. Pracownik, który uzyskał co najmniej 60% punktów za każdą część egzaminu zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym.

Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół. Protokół zawiera:

1. imiÄ™ i nazwisko pracownika,
2. nazwÄ™ zajmowanego stanowiska pracy,
3. informację o służbie przygotowawczej oraz datę przeprowadzenia egzaminu,
4. skład Komisji Egzaminacyjnej,
5. wyniki poszczególnych części egzaminu,
6. informacjÄ™ o pozytywnym lub negatywnym wyniku egzaminu.

Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej, kartę przebiegu służby przygotowawczej, listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z oceną udzielonych odpowiedzi i wykonanych zadań. Protokół podpisuje Komisja Egzaminacyjna i pracownik. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 6.

1. Wynik egzaminu stanowi podstawę do wydania pracownikowi zaświadczenia o służbie przygotowawczej oraz o wyniku egzaminu. Zaświadczenie wydaje Starosta według wzoru stanowiącego załącznik nr 7.
2. Zaświadczenie wydaje się w 2 egzemplarzach - jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi egzemplarz dołącza się do teczki akt osobowych pracownika.

1. Pracownik, który nie zdał egzaminu może uzyskać zgodę na jego powtórzenie na uzasadniony wniosek zaakceptowany przez Starostę.
2. Do egzaminu poprawkowego stosuje się odpowiednio § 11 - 17.

Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu prowadzi i przechowuje Wydział Organizacji i Informacji.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Gryfiński

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2
• Załącznik nr 3
• Załącznik nr 4
• Załącznik nr 5
• Załącznik nr 6
• Załącznik nr 7