Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

IV Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
21.11.2010-21.11.2014

Zarządzenie Nr 87/2012
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2012-09-04

w sprawie trybu przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i poz. 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 149, poz.887, Nr 217, poz.1281), w związku z art. 253 § 1-4 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130 poz. 1188, Nr 170, poz. 1660, z 2004 r. Nr 162, poz. 1692, z 2005 r. Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz. 682, Nr 181, poz. 1524, z 2008 r. Nr 229, poz. 1539, z 2009 r. Nr 195, poz. 1501, Nr 216, poz. 1676, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 182,poz. 1228, Nr 254, poz.1700, z 2011 r. Nr 6, poz. 18, Nr 34 poz. 173, Nr 106, poz. 622, Nr 186, poz.1100) oraz § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) zarządzam co następuje:

§ 1.

1. Ustala się zasady przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Starostwie Powiatowym w Gryfinie:
1. Starosta i Wicestarosta przyjmują interesantów w sprawach skarg, wniosków i petycji w budynku Starostwa Powiatowego w Gryfinie przy ul. Sprzymierzonych 4 (I piętro, pok. nr 20a) w każdy poniedziałek od godz. 15.30 do 16.30, w przypadkach, gdy w poniedziałek przypada dzień ustawowo wolny od pracy Starosta i Wicestarosta przyjmują interesantów w sprawach skarg, wniosków i petycji w następnym dniu roboczym od godz. 15.30 do 16.30;
2. Wydział Organizacji i Informacji przyjmuje skargi, wnioski i petycje w budynku Starostwa Powiatowego w Gryfinie przy ul. 11 Listopada 16d (II piętro pokój 208) od poniedziałku do piątku w od godz. 7.30 do 15.30;
3. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków w zakresie zadań wykonywanych przez wydziały odbywa się w tych wydziałach każdego dnia w godzinach pracy.
2. Tryb postępowania w sprawach załatwiania skarg, wniosków i petycji reguluje:
1. Dział VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego;
2. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków;
3. Regulamin organizacyjny Starostwa Powiatowego w Gryfinie;
4. niniejsze zarzÄ…dzenie.
3. Pracowników Starostwa Powiatowego w Gryfinie w kontaktach z wnoszącymi skargi, wnioski i petycje obowiązują następujące zasady:
1. życzliwego podejścia i równego traktowania stron;
2. dążenie do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego przy załatwieniu skarg i wniosków mając na uwadze interes społeczny i słuszny interes stron;
3. wyczerpującego i dokładnego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mających wpływ na sposób załatwienia skargi i wniosku;
4. wnikliwego i szybkiego działania, a w sprawach nie wymagających zbierania dowodów, wyjaśnień lub informacji, niezwłocznego załatwienia skargi lub wniosku;
5. prowadzenia postępowania w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie do organów administracji publicznej.
4. Ilekroć w dalszej części zarządzenia jest mowa o skargach i wnioskach należy przez to rozumieć również petycje.
5. Przyjmowanie, rejestrowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków koordynuje Wydział Organizacji i Informacji, który prowadzi Centralny Rejestr Skarg i Wniosków zwany dalej "CRS". Wzór CRS stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
6. Przy załatwianiu skarg i wniosków stosujemy oznaczenia:
1. skarga - S;
2. wniosek - W;
3. skarga, wniosek wniesione ustnie do protokołu - P(S), P(W);
4. petycja - P.
7. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za prawidłową organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, a w szczególności za:
1. sprawne, terminowe i zgodne z przepisami załatwianie spraw;
2. kulturalną obsługę interesantów;
3. prawidłową ewidencję skarg i wniosków;
4. rejestrację wszystkich skarg i wniosków w CRS;
5. bieżący nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków;
6. w przypadku stwierdzenia przekroczenia terminu załatwienia skargi lub wniosku - na podstawie braku kopii udzielonej odpowiedzi - Naczelnik Wydziału Organizacji i Informacji informuje o tym fakcie Sekretarza Powiatu.

§ 2.

1. Informację o terminach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Gryfinie, zwanym dalej Starostwem, podaje się:
1. na tablicach ogłoszeń;
2. na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa.
2. Skargi i wnioski mogą być wnoszone do Starostwa w formie pisemnej, elektronicznej (e-mailem lub poprzez skrzynkę e-PUAP), a także ustnie do protokołu.
3. Skargi i wnioski wpływające do Starostwa powinny być rozpatrywane zgodnie z obowiązującymi terminami, ustalonym trybem i przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.
4. W razie przyjęcia skargi lub wniosku wniesionego ustnie należy sporządzić protokół przyjęcia, który podpisują wnoszący i przyjmujący skargę lub wniosek.
5. Protokół zawiera datę przyjęcia, imię i nazwisko, adres, nazwę wnoszącego, zwięzły opis treści sprawy.
6. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
7. Skargi i wnioski przekazywane sÄ…:
1. właściwym komórkom organizacyjnym, jeżeli dotyczą merytorycznego zakresu ich działania;
2. Wydziałowi Organizacji i Informacji w pozostałych przypadkach, który następnie ze względu na treść skarg i wniosków ustala właściwych adresatów.
8. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Starostwa podlegają - przed ich rozpatrzeniem - ewidencji w CRS.

§ 3.

1. Wydział Organizacji i Informacji po zarejestrowaniu skargi lub wniosku w CRS przekazuje niezwłocznie sprawę do załatwienia właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej, jeżeli Starosta nie postanowił inaczej.
2. W przypadku, gdy skarga lub wniosek dotyczą zakresu działania różnych komórek organizacyjnych Starosta wyznacza komórkę organizacyjną prowadzącą sprawę, która po uzyskaniu wyjaśnień lub stanowisk pozostałych komórek sporządza odpowiedź.
3. W przypadku, gdy do rozpatrzenia i załatwienia skargi lub wniosku właściwy jest inny organ Wydział Organizacji i Informacji lub komórka organizacyjna, która otrzymała sprawę przekazuje ją właściwemu organowi.
4. Jeżeli skarga lub wniosek należy do właściwości organów Powiatu Gryfińskiego, komórka organizacyjna, która otrzymała sprawę wszczyna niezwłocznie postępowanie wyjaśniające w ramach swoich kompetencji.
5. Rozpatrzenie oraz przygotowanie projektów odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące:
1. zadań lub działalności Starostwa oraz jego pracowników należy do Wydziału Organizacji i Informacji;
2. zakresu zadań lub działania poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa należy do kierowników tych komórek;
3. zadań lub działalności jednostek organizacyjnych powiatu i kierowników tych jednostek należy do Rady Powiatu;
6. Kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa są upoważnieni do żądania od podległych pracowników oraz pozostałych kierowników komórek organizacyjnych Starostwa złożenia w określonym terminie wszelkich koniecznych informacji w celu załatwienia skarg i wniosków.
7. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Starosta.
8. Projekty odpowiedzi przekazuje się w razie potrzeby do aprobaty Wicestaroście, Sekretarzowi Powiatu lub Skarbnikowi Powiatu.
9. Do ostatecznej aprobaty Starosty i Wicestarosty zastrzeżone są również odpowiedzi na skargi i wnioski przyjęte osobiście przez Starostę lub Wicestarostę.

§ 4.

1. Ewidencję skarg i wniosków w komórkach organizacyjnych Starostwa prowadzą wyznaczeni przez kierowników komórek pracownicy w formie rejestru o tytule teczki - "Skargi i wnioski dotyczące wydziału.../biura.../referatu...", którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do zarządzenia i obejmuje następujące pozycje:
1. liczba porzÄ…dkowa;
2. data wpływu skargi, wniosku;
3. imię i nazwisko oraz adres zgłaszającego skargę (wniosek);
4. przedmiot skargi lub wniosku;
5. data zlecenia zamówienia;
6. do kogo skierowano skargÄ™ lub wniosek;
7. termin wyznaczony na załatwienie skargi lub wniosku;
8. termin faktycznego załatwienia skargi lub wniosku;
9. sposób załatwienia;
10. kogo poinformowano o sposobie załatwienia skargi lub wniosku oraz podanie pracownika, któremu zlecono załatwienie skargi lub wniosku;
11. uwagi;
12. pozycja ewidencyjna skargi, wniosku w CRS;
2. Jeżeli komórka organizacyjna Starostwa otrzymała do załatwienia skargę lub wniosek, które nie zostały uprzednio zaewidencjonowane w CRS, to pracownik tej komórki prowadzący rejestr powinien niezwłocznie przedstawić skargę lub wniosek osobie prowadzącej CRS w Wydziale Organizacji i Informacji celem dokonania odnośnego wpisu.
3. Ewidencji podlegają również skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - tzw. anonimy. Skargi i wnioski nie zawierające nazwiska oraz adresu podlegać mogą rozpatrzeniu wówczas, gdy uzasadnia to ważny interes społeczny.
4. Zgłoszenie zaewidencjonowania sprawy w CRS może odbyć się również telefonicznie.
5. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za bieżące przekazywanie Wydziałowi Organizacji i Informacji oryginałów udzielonych odpowiedzi, a także zawiadomień o terminie załatwienia sprawy. Kopię udzielonej odpowiedzi na skargę lub wniosek przekazuje się do Wydziału Organizacji i Informacji, jeżeli przedmiot skargi lub wniosku dotyczy sprawy, która rozpatrywana jest w komórce w trybie postępowania administracyjnego.
6. Biuro Obsługi Rady i Zarządu przekazuje Staroście kserokopie skarg i wniosków adresowanych do Rady Powiatu, uprzednio rejestrując ich złożenie w CRS.
7. Kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa oraz kierownicy jednostek organizacyjnych powiatu w zakresie swojej właściwości zobowiązani są do przygotowywania dla Zarządu Powiatu pisemnego stanowiska w sprawie skargi lub wniosku adresowanego do Rady Powiatu na zasadach określonych zarządzeniem.

§ 5. Podania i załączniki do podań, których przedmiotem są skargi i wnioski w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego nie podlegają opłacie skarbowej; nie dotyczy to pism określonych przez strony jako skargi, lecz będących w swej istocie środkami odwoławczymi w toku postępowania.

§ 6. Traci moc Zarządzenie Nr 86/2006 Starosty Gryfińskiego z dnia 11 września 2006 r. w sprawie trybu przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Gryfiński
mgr inż. Wojciech Konarski

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2
• Załącznik nr 3