Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

II Kadencja Odrodzonego Samorządu Powiatowego
27.10.2002-27.10.2006

Zarządzenie Nr 32/2005
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2005-05-12

w sprawie określenia trybu zamawiania, używania, przechowywania oraz kasacji pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie § 4 ust. 2 pkt.5, w związku z § 14 ust. 2 pkt.45 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie, oraz na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 r. , Nr 160, poz. 1074, z 1999r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) zarządza się, co następuje:

1. Określa się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci i pieczątek na potrzeby Starostwa Powiatowego w Gryfinie i jego pracowników, ich używania, przechowywania oraz likwidacji w związku z utratą przez pieczątki i pieczęcie cech użytkowych i braku celowości dalszego ich używania.

1. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o:
1. zarządzeniu - należy przez to rozumieć niniejsze Zarządzenie,
2. wydziale - należy przez to rozumieć także równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie,
3. naczelniku wydziału - należy przez to rozumieć również kierowników innych niż wydziały komórek organizacyjnych w strukturze Starostwa,
4. Regulaminie Organizacyjnym - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Gryfinie, stanowiący Załącznik do Uchwały Nr III/30/2002 Rady Powiatu w Gryfinie z dnia 21 grudnia 2002 r. w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie,
5. instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu.

1. W Starostwie Powiatowym w Gryfinie mogą być stosowane pieczęcie urzędowe, pieczęcie nagłówkowe, imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników Starostwa w zakresie realizowanych zadań.
2. Pieczęcie i pieczątki, o których mowa w niniejszym Zarządzeniu, są własnością Starostwa Powiatowego w Gryfinie, które ponosi koszty ich wytworzenia.

1. Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis "Powiat Gryfiński", "Starostwo Powiatowe w Gryfinie" bądź "Starosta Gryfiński".
2. Pieczęcią urzędową może być również pieczęć, o której mowa w pkt.1, zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła herb ustalony dla Powiatu Gryfińskiego.
3. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
4. Pieczęć urzędową, o której mowa w pkt.1, używają wszystkie organy Powiatu i upoważnieni pracownicy Starostwa do sporządzania dokumentów w związku z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, przekazanych Staroście z mocy przepisów ogólnie obowiązujących lub w drodze porozumień z właściwymi organami.
5. Pieczęć urzędową, o której mowa w pkt.2, używają wszystkie organy Powiatu i upoważnieni pracownicy Starostwa do sporządzania dokumentów w związku z realizacją zadań własnych Powiatu. Odciski tych pieczęci nie mogą być umieszczane na dokumentach urzędowych w sprawach realizacji zadań, o których mowa w pkt.4.
6. Wymiary pieczęci urzędowych, określonych w pkt.1 i 2, podmioty uprawnione do ich wytwarzania, zasady ich zamawiania, sposób przechowywania oraz postępowania z pieczęciami, które utraciły swoją wartość użytkową oraz postępowania w sytuacji zagubienia bądź kradzieży pieczęci, określają odrębne przepisy.

1. W Starostwie Powiatowym w Gryfinie stosowane są pieczęcie nagłówkowe, imienne (podpisowe) i inne, według wzorów określonych w Załączniku Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
2. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczęci w Starostwie Powiatowym w Gryfinie są:
1. Starosta Gryfiński,
2. Wicestarosta Gryfiński,
3. Przewodniczący Rady Powiatu, Wiceprzewodniczący Rady Powiatu,
4. Etatowy Członek Zarządu i pozostali członkowie Zarządu,
5. Skarbnik Powiatu,
6. Sekretarz Powiatu,
7. naczelnicy wydziałów i ich zastępcy,
8. inni pracownicy, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia posługiwanie się taką pieczątką.
3. Pieczęcie imienne innej treści, mogą posiadać i stosować następujące osoby:
1. "z up. STAROSTY" - osoby, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Starosty Gryfińskiego,
2. "z up. NACZELNIKA WYDZIAŁU" - pracownicy komórek organizacyjnych, na podstawie zapisów Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie o wykonywaniu zadań będących w dyspozycji naczelnika wydziału, pod jego nieobecność.

1. Wniosek o wykonanie pieczęci bądź pieczątki sporządza naczelnik wydziału na stosowanym jednolicie formularzu "Zapotrzebowanie na wykonanie pieczęci/pieczątki w Starostwie Powiatowym w Gryfinie". Wzór formularza wniosku stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
2. Wniosek, o którym mowa w pkt.1, naczelnik zainteresowanego wydziału kieruje do naczelnika Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich, zaś pracownik Wydziału sprawdza treść pieczęci bądź pieczątki pod względem formalno-prawnym oraz potwierdza zgodność :
1. układu (wzoru) pieczęci/pieczątki oraz jej treści z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, Regulaminu Organizacyjnego oraz Zarządzenia,
2. posiadania przez pracownika prawa do podpisywania decyzji na podstawie udzielonego upoważnienia Starosty lub Zarządu Powiatu,
3. stanowiska służbowego pracownika oraz jego uprawnień do tytułów wynikających z charakteru wykształcenia z danymi zawartymi w jego aktach osobowych.
3. W przypadku pieczęci bądź pieczątek innych niż imienne, nagłówkowe oraz pieczęcie urzędowe, stwierdzenia poprawności ich treści pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa dokonuje wnioskujący naczelnik na formularzu zapotrzebowania, o którym mowa w pkt.1.
4. Pieczęcie podpisowe powinny uwzględniać przy nazwisku pracownika także jego tytuł lub tytuły zgodne z udokumentowanym charakterem wykształcenia.

1. Po zebraniu pozytywnych opinii, o których mowa w § 6 pkt.2 i 3, naczelnik Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich akceptuje przedmiotowy wniosek i zleca zamówienie wykonania pieczęci bądź pieczątek, z zastrzeżeniem § 4 pkt.6.

1. Tworzy się Rejestr Pieczęci i Pieczątek w Starostwie Powiatowym w Gryfinie zwany dalej "Rejestrem" oraz Jednolity Rejestr Pieczęci Urzędowych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie, zwany dalej "Jednolitym Rejestrem", w których dokonuje się rejestracji pieczęci bądź pieczątek wykonanych zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w § 6 pkt.1.
2. Jednolity Rejestr oznacza się symbolem klasyfikacyjnym zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów powiatu, stanowiącym załącznik do instrukcji kancelaryjnej, zaś Rejestr zgodnie z Zarządzeniem Nr 27/2005 Starosty Gryfińskiego z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia do jednolitego rzeczowego wykazu akt dla organów powiatu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych utworzonych na potrzeby komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie.
3. Wykonane pieczęcie bądź pieczątki wydaje się za pokwitowaniem w rejestrach, o których mowa w pkt.1, naczelnikowi bądź upoważnionemu do odbioru pracownikowi wydziału zamawiającego.
4. Rejestry, o których mowa w pkt.1, są prowadzone i przechowywane w Wydziale Organizacji i Spraw Obywatelskich przez pracownika odpowiedzialnego za sprawy pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.
5. Rejestry prowadzi się w sposób rzetelny, prawidłowy i aktualny.
6. Wzór rejestrów określa Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

1. Zobowiązuje się każdy wydział do prowadzenia własnego rejestru pieczęci i pieczątek według wzoru określonego w Załączniku nr 4 do Zarządzenia.
2. Dla Kierownictwa Starostwa rejestry, o których mowa w pkt.1 prowadzą sekretariaty, zaś dla pieczęci i pieczątek używanych przez Radę Powiatu - Biuro Obsługi Rady i Zarządu.
3. Rejestry wydziałowe muszą być prowadzone w sposób rzetelny i aktualny, tak aby ich treść była zgodna z Rejestrem Pieczęci i Pieczątek oraz Jednolitym Rejestrem Pieczęci Urzędowych prowadzonych w Wydziale Organizacji i Spraw Obywatelskich.
4. Inwentaryzacji pieczęci i pieczątek będących w posiadaniu wydziałów i określenia stanów wszystkich pieczęci i pieczątek dokonuje Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich na wniosek Starosty.

1. Użytkowane pieczęcie i pieczątki należy przechowywać w szafach biurowych, z zastrzeżeniem § 4 pkt.6 w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź nieuprawnionym użyciem. Po zakończeniu pracy pieczęcie i pieczątki powinny być zabezpieczone poprzez zamknięcie szafki na klucz.
2. Pieczęcie Starosty Gryfińskiego, pieczęcie imienne znajdujące się w sekretariatach Starostwa oraz naczelników wydziałów i kierowników komórek organizacyjnych Starostwa przechowuje się w szafach biurowych zamykanych na klucz i plombowanych pieczęcią wykonawcy (referentką). W prawym górnym narożniku szafy należy umieścić informację o dostępie określonych osób do zawartości szafy oraz numeru referentki.
3. O przypadkach kradzieży lub utraty pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie zawiadomić Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich z podaniem okoliczności utraty pieczęci lub pieczątki oraz wskazaniem osoby, która dopuściła do ich utraty.
4. Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich dokonuje zgłoszenia zagubienia lub kradzieży pieczęci i pieczątek o szczególnie ważnym znaczeniu na Policję oraz ogłasza ten fakt w prasie lokalnej, a w przypadku pieczęci urzędowych zawiadamia również podmiot, który pieczęć taką wykonał.
5. Z czynności, o których mowa w pkt.3 i 4 sporządza się notatki służbowe.

1. W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie zwrócić je do Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich.
2. Pieczęcie i pieczątki, o których, mowa w pkt.1 przekazuje się do Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich w zamkniętej kopercie wraz z wykazem odcisków pieczęci i pieczątek przeznaczonych do likwidacji.
3. Fakt przekazania do likwidacji pieczęci i pieczątek i ich likwidacji odnotowuje się w rejestrach wydziałowych i rejestrach, o których mowa w § 8 pkt.1 .
4. Przeznaczone i przekazane do likwidacji pieczęcie i pieczątki Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich przekazuje protokolarnie do Kancelarii Tajnej, gdzie przechowuje się je do momentu ich likwidacji.

1. Powołuje się stałą Komisję do spraw likwidacji pieczęci i pieczątek, o których mowa w § 11, zwaną dalej "Komisją".
2. W skład Komisji wchodzą:
1. Przewodniczący Komisji - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie,
2. Członek Komisji - naczelnik zainteresowanego wydziału lub osoba przez niego wyznaczona,
3. Sekretarz Komisji - pracownik Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich,
3. Likwidacji pieczęci i pieczątek, z zastrzeżeniem § 4 pkt.6, dokonuje się raz do roku, do końca pierwszego kwartału roku, poprzez fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji pieczęci i pieczątek można dokonać doraźnie - w razie zaistnienia pilnej potrzeby - w innym terminie niż wymieniony w pkt. 3.
5. Z czynności, o której mowa w pkt.3 i 4 sporządza się protokół, według wzoru określonego w Załączniku Nr 5 do niniejszego Zarządzenia.

1. Za pieczęcie będące w posiadaniu poszczególnych wydziałów odpowiadają naczelnicy wydziałów, przy czym za pieczęcie imienne (podpisowe) osobiście odpowiadają ich użytkownicy.
2. Naczelnik wydziału przekazuje poszczególnym pracownikom do używania pieczątki i pieczęcie, które są im niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych odnotowując ten fakt w odpowiedniej kolumnie rejestru prowadzonego dla wydziału. Pracownik zobowiązuje się do używania pieczęci i pieczątek zgodnie z ich przeznaczeniem i ochrony przed zdarzeniami określonymi w § 10 pkt.1.
3. W przypadku zmian organizacyjnych bądź innych szczególnych zdarzeń, pieczęcie i pieczątki dotychczas używane w danym wydziale bądź na danym stanowisku pracy, a które nie straciły użyteczności w wyniku tych zmian, mogą być protokolarnie przekazane do dalszego używania nowym komórkom, stanowiskom pracy bądź osobom.
4. Protokół przekazania sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden przedkłada się naczelnikowi Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich.
5. Wzór protokołu, o którym mowa w pkt. 3-4 stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszego Zarządzenia.
6. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę obowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek.

1. Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich prowadzi ewidencję pieczęci ,,z up. STAROSTY ", które na podstawie udzielonych przez Starostę Gryfińskiego upoważnień używane są przez kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych Powiatu Gryfińskiego.
2. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu do przedkładania do ewidencji naczelnikowi Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich Starostwa Powiatowego w Gryfinie odcisków pieczęci , o których mowa w pkt.1, oraz rozliczenia i wskazania dowodów likwidacji tych pieczęci w związku z rozwiązaniem umowy o pracę lub innymi zdarzeniami powodujących utratę mocy wydanego upoważnienia.

Wykonanie Zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich.

Nadzór nad realizacją postanowień Zarządzenia sprawuje Sekretarz Powiatu.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Gryfiński
mgr Ewa De La Torre

---

Głównym celem wprowadzenia niniejszego Zarządzenia jest potrzeba kompleksowego rozwiązania i uporządkowania kwestii dotyczących pieczęci i pieczątek używanych przez pracowników Starostwa Powiatowego w Gryfinie poprzez ujednolicenie postępowania od momentu zapotrzebowania na pieczęć bądź pieczątkę do momentu jej fizycznej likwidacji. Zarządzenie uwzględnia także kwestie ewidencji i likwidacji pieczęci "z up. STAROSTY", które w ślad za upoważnieniami wydawanymi przez Starostę Gryfińskiego mogą być stosowane przez kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych Powiatu Gryfińskiego.

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2
• Załącznik nr 3
• Załącznik nr 4
• Załącznik nr 5
• Załącznik nr 6