Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

IV Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
21.11.2010-21.11.2014

Zarządzenie Nr 29/2013
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2013-04-12

w sprawie określenia zasad delegowania oraz rozliczania podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Starostwa Powiatowego w Gryfinie

Na podstawie art. 35 ust 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568 oraz z 2004 r. Nr 102, poz.1055, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i poz. 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675, z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 149, poz. 887, Nr 217, poz.1281) w związku z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) zarządzam, co następuje:

§ 1. Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika zadania służbowego określonego przez pracodawcę w terminie i w miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego, którego wzór w zakresie podróży krajowych oraz podróży zagranicznych stanowi odpowiednio załącznik nr 1 i załącznik nr 2.

§ 2. Pracownicy Starostwa mogą odbywać podróż służbową na pełny lub częściowy koszt innej instytucji pisemnie przez tę instytucję potwierdzoną, za wiedzą i pisemną zgodą pracodawcy.

§ 3. Podstawą do odbycia podróży służbowej krajowej lub zagranicznej jest polecenie wyjazdu służbowego wystawione przez Wydział Organizacji i Informacji.

§ 4. Polecenie wyjazdu służbowego krajowego i zagranicznego podlega odpowiednio wpisowi do Rejestru krajowych lub zagranicznych wyjazdów służbowych, prowadzonego w Wydziale Organizacji i Informacji.

§ 5. Rejestr poleceń wyjazdów służbowych zawiera następujące informacje:

1. liczbÄ™ porzÄ…dkowÄ…;
2. imiÄ™ i nazwisko pracownika;
3. miejscowość oddelegowania;
4. cel podróży;
5. datÄ™ wyjazdu;
6. datÄ™ wypisu delegacji;
7. uwagi.

§ 6. Rejestry prowadzone są w formie elektronicznej, przy czym należy je wydrukować na koniec roku kalendarzowego celem archiwizacji.

§ 7. Wzory Rejestru polecenia wyjazdu służbowego krajowego i zagranicznego zawiera załącznik nr 3.

§ 8.

1. Polecenie krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych podpisuje jako zlecający wyjazd:
1. Staroście - Sekretarz Powiatu,
2. Wicestaroście, członkom Zarządu Powiatu oraz pracownikom Starostwa - Starosta.
2. Przez podpisanie polecenia wyjazdu służbowego przez zlecającego wyjazd rozumie się także potwierdzenie celowości wyjazdu.
3. Polecenie wyjazdu służbowego zawiera:
1. imiÄ™ i nazwisko, stanowisko delegowanego pracownika,
2. cel wyjazdu,
3. miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
4. czas przez jaki ma trwać podróż,
5. środek transportu,
6. adnotację o rejestracji tzn. numer delegacji, pieczątkę nagłówkową Starostwa,
7. informację czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży.
4. Dokument polecenia wyjazdu służbowego służy do:
1. stwierdzenia wykonania polecenia służbowego,
2. rozliczenia kosztów podróży.
5. Polecenie wyjazdu służbowego krajowego i zagranicznego powinno odbywać się z zachowaniem zasady korzystania z najtańszego środka transportu.
6. W przypadku anulowania polecenia wyjazdu służbowego należy przekazać formularz do Wydziału Organizacji i Informacji, celem dokonania adnotacji w rejestrze oraz opatrzenia adnotacją "anulowano" przez zlecającego wyjazd.

§ 9. Pracownik, który uzyskał zgodę na podróż służbową może na tą okoliczność złożyć wniosek o wypłacenie zaliczki.

§ 10. Z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
1. przejazdów,
2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3. noclegów,
4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez Starostę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

§ 11.

1. Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej.
2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia (wyjazdu) podróży służbowej do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu wymienionym w podstawie prawnej niniejszego zarządzenia.

§ 12.

1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, w tym jego rodzaj i klasę ustalany jest zgodnie z zasadą racjonalizacji kosztów podróży z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem.

§ 13.

1. Podstawowymi środkami transportu wskazywanymi w Starostwie do odbycia podróży służbowej są środki komunikacji samochodowej (np. autobus) oraz kolejowej. W uzasadnionych przypadkach wskazane mogą zostać środki komunikacji lotniczej oraz morskiej.
2. W przypadku zmiany przez pracownika bez uzgodnienia z pracodawcą środka transportu, pracodawca dokonuje zwrotu kosztów podróży tylko do wysokości wynikającej z ceny przejazdu środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika, pracodawca może uwzględnić koszty przejazdu w wysokości faktycznie poniesionej w związku ze zmianą środka transportu.

§ 14.

1. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika, Starosta może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej pojazdem służbowym albo samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
2. Do okoliczności uzasadniających skorzystanie w podróży służbowej z pojazdów wskazanych w ust. 1 należy miedzy innymi:
1. polecenie wyjazdu służbowego do miejsca docelowego, do którego nie ma możliwości dojazdu innymi środkami transportu lub jest on znacznie utrudniony,
2. polecenie wyjazdu służbowego, którego celem jest krótkotrwałe spotkanie o dokładnie określonej godzinie (np. uzgodnienia, uroczystości itp.),
3. polecenie wyjazdu służbowego, które jest ograniczone czasem i skutkuje koniecznością szybkiego powrotu do siedziby pracodawcy,
4. polecenie wyjazdu służbowego dla większej liczby pracowników do tego samego miejsca docelowego,
5. polecenie wyjazdu służbowego, które jest połączone z dostarczeniem dużej objętościowo lub wagowo przesyłki bądź wiąże się z wykonaniem dodatkowych czynności niebędących głównym celem wyjazdu (np. dostarczenie dokumentacji do innej instytucji).
3. W przypadku, gdy podróż służbową odbywa kilka osób jednym pojazdem, o którym mowa w ust. 1 niebędącym własnością pracodawcy koszty przejazdu rozlicza tylko jedna osoba tj. dysponent pojazdu. Pozostałe osoby podróżujące tym samym pojazdem, w poleceniu wyjazdu służbowego mogą rozliczyć wyłącznie koszty związane z podróżą (np. diety, jeżeli takie przysługują), a w miejscu przeznaczonym na określenie rodzaj środka transportu zamieszczają adnotację: "pojazd prywatny z polecenia służbowego nr ...".

§ 15.

1. Rozliczanie kosztów podróży służbowej odbywa się na druku polecenia wyjazdu służbowego, w części oznaczonej nazwą "Rachunek kosztów podróży".
2. Przy rozliczeniu kosztów podróży pracownik wskazuje:
1. miejscowość, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu, środek transportu,
2. koszty przejazdu,
3. koszty noclegu,
4. inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę (np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej),
5. ilość załączonych dowodów.
3. Pracownik w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej zobowiązany jest przedłożyć do Wydziału Organizacji i Informacji wypełniony w części oznaczonej nazwą "Rachunek kosztów podróży" formularz polecenia wyjazdu służbowego wraz z załącznikami, dokumentującymi poniesienie wydatków w związku z tą podróżą.
4. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik ma obowiązek załączyć dokumenty (w szczególności rachunki, faktury, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami przy czym ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie poniósł kosztów dojazdów). W przypadku odbywania podróży służbowej komunikacją kolejową lub samochodową pracownik zobowiązany jest do załączenia wszystkich biletów, miejscówek, miejsca sypialnego lub kuszetki zgodnie z poniesionymi kosztami.
5. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
6. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
7. W przypadku braku wydatków związanych z podróżą służbową pracownik wypełnia polecenie wyjazdu służbowego w części dotyczącej wyjazdu i przyjazdu (miejscowość, data, godzina) oraz składa w Wydziale Organizacji i Informacji w celu rejestracji wykonania wyjazdu służbowego.

§ 16. Wydział Organizacji i Informacji po wskazaniu finansowania wydatku przekazuje polecenie wyjazdu służbowego do Wydziału Finansowo-Księgowego celem dokonania zwrotu kosztów podróży służbowej.

§ 17. Traci moc zarządzenie Nr 22/2006 Starosty Gryfińskiego z dnia 29 marca 2006 r. w sprawie określenia zasad odbywania przez pracowników Starostwa Powiatowego w Gryfinie podróży służbowych.

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2
• Załącznik nr 3