Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

II Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
27.10.2002-27.10.2006

Zarządzenie Nr 86/2006
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2006-09-11

w sprawie trybu przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 34 ust. 1 oraz art.35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1592, z 2002r. Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz.1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003r. Nr 162, poz. 1568) w związku z art. 223 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeksu postępowania administracyjnego zarządzam, co następuje:

1. Wprowadzam zasady przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.
2. Tryb postępowania w sprawach załatwiania skarg, wniosków i petycji reguluje:
1. ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dział VIII);
2. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków;
3. regulamin organizacyjny Starostwa Powiatowego w Gryfinie;
4. niniejsze zarzÄ…dzenie.
3. W kontaktach z wnoszącymi skargi i wnioski, pracowników Starostwa Powiatowego obowiązują następujące zasady:
1. życzliwego podejścia i równego traktowania stron;
2. dążenie do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego przy załatwianiu skarg i wniosków mając na uwadze interes społeczny i słuszny interes stron;
3. wyczerpującego i dokładnego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mających wpływ na sposób załatwienia skargi i wniosku;
4. wnikliwego i szybkiego działania, a w sprawach nie wymagających zbierania dowodów, wyjaśnień lub informacji, niezwłocznego załatwienia skargi lub wniosku;
5. prowadzenia postępowania w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie do organów administracji publicznej.
4. Przyjmowanie, rejestrowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków koordynuje Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich, który prowadzi Centralny Rejestr Skarg i Wniosków, zwany dalej " CRS ".
5. Przy załatwianiu skarg i wniosków stosujemy oznaczenia:
1. skarga - S;
2. wniosek - W;
3. skarga lub wniosek wniesiony ustnie do protokołu - P (S), P (W).
6. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za prawidłową organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, a w szczególności za:
1. sprawne, terminowe i zgodne z przepisami załatwianie spraw;
2. kulturalna obsługę interesantów;
3. prawidłową ewidencję skarg i wniosków;
4. rejestrację wszystkich skarg i wniosków w CRS;
5. bieżący nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków.
7. W przypadku stwierdzenia przekroczenia terminu załatwiania skargi lub wniosku - na podstawie braku kopii udzielonej odpowiedzi - Naczelnik Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich informuje o tym fakcie Sekretarza Powiatu.

1. Informację o terminach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków podaje się na:
1. tablicach ogłoszeń w Starostwie;
2. stronach Biuletynu Informacji Publicznej;
3. stronie internetowej.
2. Skargi i wnioski wpływające do Starostwa Powiatowego powinny być rozpatrywane zgodnie z obowiązującymi terminami, ustalonym trybem i przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.
3. W razie przyjęcia skargi lub wniosku wniesionego ustnie należy sporządzić protokół przyjęcia, który podpisują wnoszący i przyjmujący skargę lub wniosek.
4. Protokół zawiera datę przyjęcia, imię i nazwisko, adres, nazwę wnoszącego zwięzły opis treści sprawy.
5. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
6. Skargi i wnioski przekazywane sÄ…:
1. właściwym wydziałom/biurom/referatom - jeżeli dotyczą merytorycznego zakresu działania tych wydziałów/biur/referatów;
2. Wydziałowi Organizacji i Spraw Obywatelskich w pozostałych przypadkach, a Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich ze względu na treść skarg i wniosków ustala właściwych adresatów.
7. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Starostwa Powiatowego podlegają - przed podjęciem ich załatwienia - ewidencji w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków Starostwa Powiatowego w Gryfinie.

1. Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich - po zarejestrowaniu skargi lub wniosku w CRS - przekazuje niezwłocznie sprawę do załatwienia właściwemu merytorycznie wydziałowi/biurze/referatowi, jeżeli Starosta nie postanowi inaczej.
2. W przypadku, gdy skarga lub wniosek dotyczą zakresu działania różnych wydziałów/biur/referatów - Starosta wyznacza wydział/biuro/referat prowadzący załatwienie sprawy, który po uzyskaniu wyjaśnień lub stanowisk pozostałych zainteresowanych wydziałów/biur/referatów sporządza odpowiedź.
3. W przypadku, gdy do rozpatrzenia i załatwienia skargi lub wniosku właściwy jest inny organ - Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich lub wydział/biuro/referat, który otrzymał taka sprawę - przekazuje ją właściwemu organowi.
4. Jeżeli skarga lub wniosek należy do właściwości organów Powiatu Gryfińskiego, wydział/biuro/referat, który otrzymał sprawę wszczyna niezwłocznie postępowanie wyjaśniające w ramach swoich kompetencji.
5. Załatwienie oraz przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące:
1. działalności Urzędu należy do Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich;
2. zakresu działania poszczególnych wydziałów/biur/referatów należy do pracowników kierujących komórkami organizacyjnymi urzędu;
3. działalności jednostek organizacyjnych powiatu i kierowników tych jednostek nadzorowanych przez Starostę, Wicestarostę i Etatowego Członka Zarządu, o których mowa w § 16 ust. 3 pkt 3 lit. a i b; § 17 ust. 4 pkt 2 lit. a, b, c, d, e, f oraz § 18 ust. 4 pkt 2 lit. a Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie należy do Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich;
4. działalności jednostek organizacyjnych powiatu i kierowników tych jednostek nadzorowanych przez Etatowego Członka Zarządu, o których mowa w § 18 ust. 4 pkt 2 lit. b, c, d, e, f, g, h, i, j Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie należy do Wydziału Edukacji, Kultury, Sportu i Turystyki;
5. działalności jednostek i kierowników tych jednostek nadzorowanych przez Starostę, o których mowa w § 16 ust. 3 pkt 3 lit. c, d, e, f Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie należy do Referatu Zdrowia;
6. spraw przekazywanych Staroście przez posłów i senatorów oraz radnych należy do właściwych wydziałów/biur/referatów/ jednostek organizacyjnych Powiatu w ramach swojej właściwości;
7. naczelników/kierowników/pracowników starostwa należy do Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich.
6. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa są upoważnieni do żądania od pracowników, bądź osób kierujących komórkami organizacyjnymi urzędu oraz od kierowników jednostek organizacyjnych powiatu, złożenia w określonym terminie wszelkich koniecznych informacji w celu załatwienia skarg i wniosków.
7. Do ostatecznej aprobaty Starosty, Wicestarosty zastrzeżone są również odpowiedzi na skargi i wnioski przyjęte osobiście przez Starostę lub Wicestarostę.
8. Projekty odpowiedzi, które ma ostatecznie podpisać Starosta oraz wyjaśnienia dotyczące spraw podnoszonych w skargach przekazuje się do aprobaty właściwemu Wicestaroście, Etatowemu Członkowi Zarządu, Sekretarzowi Powiatu, Skarbnikowi Powiatu.

1. EwidencjÄ™ skarg i wniosków w wydziaÅ‚ach/biurach/referatach tut. urzÄ™du prowadzÄ… wyznaczeni przez naczelników/kierowników komórek organizacyjnych pracownicy w formie rejestru o tytule teczki - "skargi i wnioski dotyczÄ…ce wydziaÅ‚u…/biura…/referatu…", który stanowi zaÅ‚Ä…cznik Nr 2 i obejmuje nastÄ™pujÄ…ce pozycje:
1. liczba porzÄ…dkowa;
2. data wpływu skargi, wniosku;
3. imię i nazwisko oraz adres zgłaszającego skargę (wniosek);
4. przedmiot skargi lub wniosku;
5. data zlecenia zamówienia;
6. do kogo skierowano skargÄ™ lub wniosek;
7. termin wyznaczony na załatwienie skargi lub wniosku;
8. termin faktycznego załatwienia skargi lub wniosku;
9. sposób załatwienia;
10. kogo poinformowano o sposobie załatwienia skargi lub wniosku oraz podanie pracownika, któremu zlecono załatwienie skargi lub wniosku;
11. uwagi;
12. pozycja ewidencyjna skargi, wniosku w CRS;
2. Jeżeli wydział/biuro/referat otrzymał do załatwienia skargę lub wniosek, które nie zostały uprzednio zaewidencjonowane w CRS - pracownik prowadzący rejestr w wydziale/biurze/referacie powinien niezwłocznie przedstawić skargę lub wniosek osobie prowadzącej CRS w Wydziale Organizacji i Spraw Obywatelskich celem dokonania odnośnego wpisu.
3. Ewidencji podlegają również skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - tzw. anonimy.
1. skargi i wnioski nie zawierające nazwiska oraz adresu podlegać mogą rozpatrzeniu wówczas, gdy uzasadnia to ważny interes społeczny.
4. Zgłoszenie zaewidencjonowania sprawy w CRS może odbyć się również telefonicznie.
5. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za bieżące przekazywanie Wydziałowi Organizacji i Spraw Obywatelskich kopii udzielonych odpowiedzi, zawiadomień o sposobie załatwienia skargi lub wniosku.
6. Biuro Obsługi Rady i Zarządu przekazuje Staroście kserokopie skarg i wniosków adresowanych do Rady Powiatu Gryfińskiego, uprzednio rejestrując ich złożenie w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków.
7. Naczelnicy/kierownicy kierujący komórkami organizacyjnymi Starostwa oraz kierownicy jednostek organizacyjnych powiatu w zakresie swojej właściwości zobowiązani są do przygotowania dla Zarządu Powiatu pisemnego stanowiska w sprawie skargi lub wniosku adresowanego do Rady Powiatu na zasadach określonych zarządzeniem.

Podania i załączniki do podań, których przedmiotem są skargi i wnioski w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego nie podlegają opłacie skarbowej; nie dotyczy to pism określonych przez strony jako skargi, lecz będących w swej istocie środkami odwoławczymi w toku postępowania.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Gryfiński
mgr Ewa De La Torre

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2