Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

VI Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
17.11.2018-30.04.2024

Zarządzenie Nr 71/2021
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2021-11-24

Traci moc Zarządzenie Nr 87/2012 Starosty Gryfińskiego

w sprawie trybu przyjmowania, ewidencjonowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 920, zm. Dz. U. z 2021 r. poz. 1038 i poz. 1834), w związku z art. 253 § 1-4 Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735, zm. Dz. U. z 2020 r. poz. 2320 oraz z 2021 r. poz. 1491) oraz § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Ustala się zasady przyjmowania, ewidencjonowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.
2. Tryb postępowania w sprawach załatwiania skarg i wniosków reguluje:
   1. dział VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego;
   2. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków;
   3. Regulamin organizacyjny Starostwa Powiatowego w Gryfinie;
   4. niniejsze zarzÄ…dzenie.
3. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
   1. Staroście - należy przez to rozumieć Starostę Gryfińskiego,
   2. Starostwie - należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Gryfinie,
   3. komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Gryfinie wymienione w Regulaminie organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Gryfinie.

§ 2.

1. Starosta, a pod nieobecność Starosty Wicestarosta, przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w budynku Starostwa w Gryfinie przy ul. Sprzymierzonych 4 (I piętro, pok. nr 20a) w każdy poniedziałek od godz. 15.30 do 16.30; w przypadkach, gdy w poniedziałek przypada dzień ustawowo wolny od pracy Starosta przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w następnym dniu roboczym od godz. 15.30 do 16.30.
2. Wydział Organizacji i Informacji przyjmuje skargi i wnioski w budynku Starostwa w Gryfinie przy ul. 11 Listopada 16d (II piętro pokój nr 208) od poniedziałku do piątku w od godz. 7.30 do 15.30.

§ 3. Informację o terminach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków w Starostwie podaje się:

1. na tablicach ogłoszeń;
2. na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa.

§ 4.

1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone do Starostwa w formie pisemnej, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, w formie elektronicznej (e-mailem lub poprzez skrzynkę ePUAP), a także ustnie do protokołu.
2. W razie przyjęcia skargi lub wniosku wniesionego ustnie należy sporządzić protokół przyjęcia, który podpisują wnoszący i przyjmujący skargę lub wniosek.
3. Protokół zawiera datę przyjęcia, imię i nazwisko, adres, nazwę wnoszącego, zwięzły opis treści sprawy.
4. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 5.

1. Pracowników Starostwa w kontaktach z wnoszącymi skargi i wnioski obowiązują następujące zasady:
   1. życzliwego podejścia i równego traktowania stron;
   2. dążenie do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego przy załatwieniu skarg i wniosków mając na uwadze interes społeczny i słuszny interes stron;
   3. wyczerpującego i dokładnego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mających wpływ na sposób załatwienia skargi i wniosku;
   4. wnikliwego i szybkiego działania, a w sprawach nie wymagających zbierania dowodów, wyjaśnień lub informacji, niezwłocznego załatwienia skargi lub wniosku;
   5. prowadzenia postępowania w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie do organów administracji publicznej.

§ 6.

1. Przyjmowanie, rejestrowanie oraz rozpatrywanie skarg i wniosków koordynuje Wydział Organizacji i Informacji, który prowadzi Centralny Rejestr Skarg i Wniosków, zwany dalej CRS. Wzór CRS stanowi załącznik Nr 2 do zarządzenia.
2. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Starostwa, w tym do Rady Powiatu w Gryfinie, podlegają - przed ich rozpatrzeniem - ewidencji w CRS. Ewidencji podlegają również skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - tzw. anonimy. Skargi i wnioski nie zawierające nazwiska oraz adresu podlegać mogą rozpatrzeniu wówczas, gdy uzasadnia to ważny interes społeczny.
3. Biuro Obsługi Rady i Zarządu prowadzi, na wzór CRS, pomocniczą ewidencję skarg i wniosków wpływających do Rady Powiatu w Gryfinie.

§ 7.

1. Skargi i wnioski przekazywane sÄ…:
   1. właściwym komórkom organizacyjnym, jeżeli dotyczą merytorycznego zakresu ich działania;
   2. do Biura Obsługi Rady i Zarządu w Starostwie, jeżeli są skierowane lub podlegają rozpatrzeniu przez Radę Powiatu w Gryfinie;
   3. do Wydziału Organizacji i Informacji w Starostwie w pozostałych przypadkach.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za prawidłowy sposób rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
3. W przypadku stwierdzenia przekroczenia terminu załatwienia skargi lub wniosku Naczelnik Wydziału Organizacji i Informacji zawiadamia o tym fakcie Sekretarza Powiatu.

§ 8.

1. Wydział Organizacji i Informacji po zarejestrowaniu skargi lub wniosku w CRS przekazuje niezwłocznie sprawę do załatwienia właściwej komórce organizacyjnej, jeżeli Starosta nie postanowił inaczej.
2. W przypadku, gdy skarga lub wniosek dotyczą zakresu działania różnych komórek organizacyjnych, Starosta wyznacza komórkę organizacyjną prowadzącą sprawę, która po uzyskaniu wyjaśnień lub stanowisk pozostałych komórek sporządza odpowiedź.
3. W przypadku, gdy do rozpatrzenia i załatwienia skargi lub wniosku właściwy jest inny organ Wydział Organizacji i Informacji lub komórka organizacyjna, która otrzymała sprawę przekazuje ją właściwemu organowi.
4. Jeżeli skarga lub wniosek należy do właściwości organów Powiatu Gryfińskiego, komórka organizacyjna, której dotyczy sprawa wszczyna niezwłocznie postępowanie wyjaśniające w ramach swoich kompetencji.
5. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych powiatu w zakresie swojej właściwości zobowiązani są do przygotowywania pisemnego stanowiska w sprawie skargi lub wniosku rozpatrywanego przez Radę Powiatu.
6. Rozpatrzenie oraz przygotowanie projektów odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące:
   1. pracowników Starostwa należy do Wydziału Organizacji i Informacji;
   2. zadań lub działania poszczególnych komórek organizacyjnych należy do kierowników tych komórek;
   3. zadań lub działalności Zarządu Powiatu, Starosty, kierowników powiatowych służb, inspekcji, straży oraz powiatowych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, należy do Rady Powiatu.
7. Kierownicy komórek organizacyjnych są upoważnieni do żądania od podległych pracowników oraz pozostałych kierowników komórek organizacyjnych złożenia w określonym terminie wszelkich koniecznych informacji w celu załatwienia skarg i wniosków.
8. Projekty odpowiedzi przekazuje się w razie potrzeby do aprobaty Wicestaroście, Sekretarzowi Powiatu lub Skarbnikowi Powiatu.
9. Do ostatecznej aprobaty Starosty i Wicestarosty zastrzeżone są również odpowiedzi na skargi i wnioski przyjęte osobiście przez Starostę lub Wicestarostę.
10. Oryginały dokumentów związanych z rozpatrzonymi skargami i wnioskami przechowywane są w Wydziale Organizacji i Informacji.

§ 9. Traci moc Zarządzenie Nr 87/2012 Starosty Gryfińskiego z dnia 04 września 2012 r. w sprawie trybu przyjmowania, ewidencjonowania oraz rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2