Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

VI Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
17.11.2018-30.04.2024

Zarządzenie Nr 87/2021
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2021-12-23

w sprawie powołania Zespołu ds. wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Starostwie Powiatowym w Gryfinie oraz powołania Koordynatorów wdrożenia EZD w komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie (System EZD PUW)

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 920. z 2021 r. poz. 1038 i poz. 1834) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Powołuje się Zespół, którego zadaniem jest koordynacja wdrożenia oraz funkcjonowania w Starostwie Powiatowym w Gryfinie programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacja, stworzonego przez Podlaski Urząd Wojewódzki (System EZD PUW), w składzie:
   1. Przewodniczący Zespołu ds. EZD PUW - Andrzej Krzemiński,
   2. Administrator EZD PUW - Waldemar Trzeciak,
   3. Członkowie Zespołu EZD PUW:
      • Agnieszka Turek,
      • Magdalena BoÅ‚bot,
      • Marcin Konopnicki,
   zwany dalej: "Zespołem" lub "Zespołem ds. wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie".
2. Zadaniem Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie jest podjęcie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu prawidłowe wdrożenie systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.
3. Do zadań Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie należy:
   1. współpraca z wyspecjalizowaną komórką organizacyjną funkcjonującą w strukturze organizacyjnej Naukowej Akademickiej Sieci Komputerowej Państwowego Instytutu Badawczego (NASK). Współpraca realizowana jest w ramach umowy o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacją, zawartej pomiędzy Powiatem Gryfińskim a Skarbem Państwa, reprezentowanym przez Podlaski Urząd Wojewódzki oraz Ministerstwo Cyfryzacji.
   2. współpraca z Koordynatorami, o których mowa w § 2, w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji czynności związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją,
   3. opracowanie przy wsparciu NASK najbardziej optymalnego harmonogramu wdrożenia EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie,
   4. ocena funkcjonalności systemu EZD PUW i jego testowanie,
   5. koordynacja szkoleń użytkowników systemu w zakresie działania aplikacji oraz sposobu dokumentowania prowadzenia i rozstrzygania spraw,
   6. koordynacja czynności mających na celu opracowanie i aktualizacje, dokumentacji (np. zarządzeń wewnętrznych i procedur) niezbędnej do wdrożenia systemu EZD PUW W Starostwie Powiatowym w Gryfinie, określającej w szczególności :
      1. wewnętrzne procesy obiegu dokumentów,
      2. obsługę przesyłek wpływających,
      3. postępowanie z korespondencją wewnętrzną,
      4. postępowanie w przypadku awarii systemu EZD PUW,
   7. współpraca z Koordynatorami wdrożenia systemu EZD PUW w poszczególnych komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji czynności związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją,
   8. przeprowadzenie we współpracy z Koordynatorami wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie inwentaryzacji rodzajów spraw pod kątem wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone,
   9. przeprowadzać weryfikację/nadzór przy udziale koordynatora czynności kancelaryjnych prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych,
   10. podejmowanie innych koniecznych działań usprawniających elektroniczne dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

§ 2.

1. Powołuje się Koordynatorów wdrożenia i funkcjonowania Systemu EZD PUW odpowiedzialnych za przebieg prac wdrożeniowych w poszczególnych komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie. Koordynatorami będą kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie.
2. Do zadań Koordynatorów wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie należy:
   1. bieżąca współpraca z Zespołem ds. wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie w zakresie prac wdrożeniowych systemu EZD PUW w komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie;
   2. koordynacja prac przygotowawczych i wdrożeniowych w komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie;
   3. poznanie wszelkich funkcjonalności systemu EZD PUW;
   4. koordynacja etapów szkolenia użytkowników systemu w zakresie działania aplikacji oraz sposobu dokumentowania prowadzenia i rozstrzygania spraw przez podległych sobie pracowników;
   5. bieżące udzielanie wsparcia użytkownikom systemu EZD PUW przy wsparciu członków Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie;
   6. współpraca z Zespołem ds. wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie w zakresie opracowywania i aktualizacji dokumentacji niezbędnej do wdrożenia systemu EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.
   7. Koordynatorzy we współpracy z Zespołem ds. wdrożenia systemu EZD PUW dokonają inwentaryzacji spraw prowadzonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych pod kontem możliwości ich dokumentowania w postaci elektronicznej (przegląd przepisów prawnych, rodzaju występujących dokumentów). Na tej podstawie:
      1. określą rodzaje spraw wg rzeczowego wykazu akt (JRWA), które mogą być prowadzone w systemie elektronicznym oraz rodzaje spraw, które powinny być prowadzone w systemie tradycyjnym (papierowym);
      2. wskażą wyjątki, które dokumentowane są w systemach dziedzinowych;
      3. sformułują propozycję co do możliwości zmiany procedur wewnętrznych i stopnia wykorzystania systemu EZD PUW przez daną komórkę organizacyjną Starostwa Powiatowego w Gryfinie.

§ 3.

1. Zespół pracuje na posiedzeniach lub w trybie uzgadniania stanowisk we współpracy z Koordynatorami.
2. Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu.
3. W przypadku nieobecności Przewodniczącego lub w przypadku czasowej niemożności wykonywania przez niego zadań, przewodniczący powierza ich wykonywanie wskazanemu przez siebie Członkowi Zespołu.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierzam Przewodniczącemu Zespołu.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.