Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

II Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
27.10.2002 - 27.10.2006

Zarządzenie Nr 43/2005
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2005-07-05

w sprawie określenia trybu gromadzenia, organizacji i zasad prowadzenia zbiorów wspomagających w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie § 51 i § 52 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 r. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243), w związku z § 14 ust. 2 pkt 49 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie, zarządzam, co następuje:

Przez zbiory wspomagające w Starostwie Powiatowym w Gryfinie należy rozumieć nabywane ze środków budżetowych publikacje, opracowania i wydawnictwa wykorzystywane i przydatne pracownikom Starostwa w związku z wykonywanymi przez nich zadaniami, a w szczególności:

1. przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów;
2. wydawnictwa obce zwarte (książki), oznaczone Międzynarodowym Znormalizowanym Numerem Książki (ISBN);
3. wydawnictwa ciągłe, oznaczone Międzynarodowym Numerem Wydawnictwa Ciągłego (ISSN), a w szczególności czasopisma fachowe (specjalistyczne), których treść jest zgodna z przedmiotem zadań realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne, ukazujących się z częstotliwością nie mniejszą niż jeden raz na dwa tygodnie;
4. wydane opracowania własne, przez które należy rozumieć wydane publikacje używane w związku z wykonywanymi zadaniami, o treści dotyczącej funkcjonowania Powiatu Gryfińskiego oraz których autorem są pracownicy Starostwa Powiatowego w Gryfinie, pracownicy innych jednostek organizacyjnych Powiatu Gryfińskiego lub których autorem są inne osoby, jeżeli przedmiot publikacji dotyczy Powiatu Gryfińskiego. Opracowaniami własnymi są w szczególności strategie, programy, opracowania, studia, monografie i inne o podobnym charakterze;
5. inne, nie wymienione w punktach 1-4 publikacje, opracowania, wydawnictwa, o ile są one używane przez pracowników jako niezbędne w pracy w związku z realizacją zadań, do których poszczególne komórki organizacyjne zostały powołane.

Do zbiorów wspomagających nie zalicza się:

1. gazet codziennych ogólnopolskich i regionalnych;
2. gazet lokalnych;
3. czasopism o częstotliwości mniejszej niż dwutygodnik;
4. egzemplarzy próbnych, ofertowych, reklamowych i podobnych otrzymywanych w celach marketingowych, przesyłanych bez zamówienia.

Publikacje w formie papierowej, zakwalifikowane do zbiorów wspomagających oznacza się pieczątką identyfikującą Starostwa Powiatowego w Gryfinie.

1. Zbiory, o których mowa w § 1 pkt 2, bez względu na wartość, podlegają centralnej ewidencji prowadzonej w Wydziale Organizacji i Spraw Obywatelskich.
2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1 powinna zawierać co najmniej: datę przychodu danej pozycji, symbol i numer dowodu przyjęcia, tytuł pozycji, numer ewidencyjny, określenie osoby odpowiedzialnej za publikację, pokwitowanie odbioru pozycji oraz datę zwrotu, likwidacji lub przekazania.

1. Zbiory, o których mowa w § 1 w pkt 1 i 3, po uzgodnieniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi określane są corocznie w formie wykazu, stanowiącym jednocześnie podstawę zaplanowania środków w tym zakresie na kolejny rok budżetowy.
2. Wykaz, o którym mowa w ust. 1 podlega zatwierdzeniu przez Sekretarza Powiatu.

1. Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich prowadzi wyodrębniony, podręczny zbiór wspomagający na potrzeby pracowników Starostwa obejmujący w szczególności przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów oraz inne publikacje określone w § 1, których przedmiot dotyczy ogólnych zagadnień związanych z funkcjonowaniem administracji publicznej, samorządu terytorialnego, prawa cywilnego oraz innych zagadnień obrotu prawno - gospodarczego.
2. Pracownicy Starostwa mogą korzystać ze zbioru, o którym mowa w ust. 1, wypożyczając poszczególne pozycje za pokwitowaniem, z obowiązkiem zwrotu wypożyczanej pozycji w terminie nie przekraczającym 14 dni .

1. Zbędne zbiory w formie papierowej stanowiące odpady w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach ( Dz. U. Nr 62, poz. 628, z 2002 r. Nr 41, poz. 365, Nr 113, poz.984 i Nr 199, poz.1671, z 2003 r. Nr 7, poz.78, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 116, poz.1208 i Nr 191, poz.1956 oraz z 2005 r. Nr 25, poz.202) podlegają zagospodarowaniu zgodnie z tą ustawą.
2. W przypadku zbiorów, których dalsze gromadzenie i przechowywanie w poszczególnych komórkach organizacyjnych jest nieuzasadnione i które nie podlegają zagospodarowaniu w sposób określony w ust. 1, dana komórka organizacyjna może wystąpić z wnioskiem do Naczelnika Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich o przechowywanie zbiorów w Archiwum Zakładowym Starostwa przez określony we wniosku okres czasu.
3. Przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio do nie zaliczonych do zbiorów wspomagających wydawnictw i publikacji określonych w § 2.

Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich oraz kierownikom pozostałych komórek organizacyjnych.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Gryfiński
mgr Ewa De La Torre