Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

II Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
27.10.2002-27.10.2006

Zarządzenie Nr 57/2005
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2005-08-29

w sprawie ustalenia zasad przygotowywania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568 oraz z 2004 r. Nr 102, poz. 1055) oraz § 4 ust. 2 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie, zarządzam, co następuje:

Ustala się jednolity sposób postępowania przy przygotowywaniu oraz obiegu umów, z wyłączeniem umów wynikających ze stosunku pracy, zwanych dalej "umowami", których stroną jest Powiat Gryfiński lub Starostwo Powiatowe w Gryfinie.

1. Umowy mogą być zawierane:
1. na podstawie poleceń Zarządu Powiatu;
2. na podstawie poleceń Starosty Gryfińskiego;
3. z inicjatywy komórki organizacyjnej bądź osoby upoważnionej, właściwych w sprawach objętych umową i odpowiedzialnych za jej stronę merytoryczną.
2. Ilość egzemplarzy, w których powinna być sporządzona umowa, określa Zarządzenie nr 21/2003 Starosty Gryfińskiego z dnia 31 marca 2003 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów księgowych) w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.

1. Do naczelnika/kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub osoby upoważnionej, należy obowiązek przygotowania projektu umowy lub uzgodnienia zapisów, w przypadku umów, których projektodawcą jest druga strona umowy.
2. Do naczelnika/kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub osoby upoważnionej należy również obowiązek uzyskania wymaganych opinii w związku z zawieraną umową.

1. Projekt zawieranej umowy pod względem prawnym opiniuje radca prawny Starostwa.
2. Projekt umowy, do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki, wymaga ponownego zaopiniowania radcy prawnego.
3. Ostatecznej akceptacji umowy pod względem prawnym dokonuje radca prawny Starostwa poprzez odciśnięcie pieczęci imiennej wraz z podpisem na ostatniej stronie umowy oraz parafowanie każdej kolejnej strony umowy.
4. Akceptacji radcy prawnego nie wymagają pojedyncze, powtarzające się umowy, dotyczące spraw tego samego rodzaju, dla których został opracowany, zaopiniowany i zaakceptowany pod względem prawnym stosowny wzór.

Umowa zatwierdzona pod względem prawnym musi posiadać kontrasygnatę Skarbnika Powiatu Gryfińskiego lub osoby przez niego upoważnionej, jeżeli z zawieraną umowa wiążą się skutki finansowe.

Umowy w sprawach zamówień publicznych powinny być zaopiniowane przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach zamówień publicznych.

Umowy nie uchybiające postanowieniom §§ 3-6 przekazuje się do podpisu, z zastrzeżeniem §§ 8-10.

Umowy, zawierane w imieniu Powiatu Gryfińskiego podpisują dwaj członkowie Zarządu Powiatu lub jeden członek Zarządu i osoba upoważniona przez Zarząd w drodze uchwały chyba, że przepisy odrębne wymagają innej reprezentacji.

Umowy zawierane w imieniu Starostwa Powiatowego, jako zakładu pracy, podpisuje Starosta Gryfiński lub osoba pisemnie przez niego upoważniona chyba, że przepisy odrębne wymagają innej reprezentacji.

Każda ze stron umowy winna być parafowana przez każdą z osób wymienionych w preambule umowy.

1. Podpisane przez strony umowy podlegają obowiązkowej rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów Starostwa Powiatowego w Gryfinie.
2. Obowiązek zarejestrowania zawartej umowy spoczywa na komórce organizacyjnej prowadzącej sprawę.
3. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie każdego oryginalnego egzemplarza umowy, który pozostaje w dokumentacji strony, którą jest Powiat Gryfiński bądź Starostwo Powiatowe, pieczęcią o treści:

" Umowa numer...................................................
zarejestrowana w Centralnym Rejestrze Umów
Starostwa Powiatowego w Gryfinie pod pozycjÄ…..............
Gryfino, dn. …………….. podpis……………."

1. W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych umów tworzy się Centralny Rejestr Umów, zwany dalej "Rejestrem".
2. Obowiązkowi rejestracji w Rejestrze podlegają wszystkie zawierane umowy określone w § 1.
3. Rejestr prowadzony jest w Wydziale Organizacji i Spraw Obywatelskich i obejmuje co najmniej:
1. liczbÄ™ porzÄ…dkowÄ… wpisu do rejestru;
2. oznaczenie umowy;
3. datÄ™ zawarcia umowy;
4. wnioskodawcę (miejsce przechowywania całości dokumentacji);
5. tryb zawarcia umowy;
6. określenie strony umowy;
7. przedmiot umowy;
8. wartość umowy;
9. termin realizacji / obowiÄ…zywania umowy;
10. adnotacje o zmianach umowy i zakresie zmian (informacje o aneksach).
4. Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich prowadzi zbiór zawartych i zarejestrowanych umów, przekazywanych w formie uwierzytelnionych kopii.

1. Zobowiązuje się naczelników/kierowników komórek organizacyjnych bądź osoby upoważnione, właściwych w związku z zawartą umową, do rejestracji umowy, w terminie 3 dni od dnia otrzymania podpisanej umowy (zawarcia umowy).
2. PodstawÄ… rejestracji jest oryginalny egzemplarz zawartej umowy.
3. Zarejestrowany egzemplarz zawartej umowy pozostawia się w dokumentacji sprawy, której umowa dotyczy.
4. Umowy, z którymi związane są skutki finansowe, niezwłocznie po rejestracji przekazuje się także do Wydziału Finansowo-Księgowego, celem realizacji zobowiązań z nich wynikających.

1. Zobowiązuje się komórki organizacyjne Starostwa właściwe w sprawach objętych zawieraną umową i odpowiedzialne za jej stronę merytoryczną do prowadzenia we własnym zakresie ewidencji zawieranych umów, niezależnie od Centralnego Rejestru Umów.
2. Ewidencja, o której mowa w ust.1 powinna w szczególności:
1. umożliwić zachowanie jednolitego, narastającego w ciągu roku, sposobu oznaczania umów, zgodnie z § 15;
2. określać datę zawarcia umowy;
3. określać strony umowy;
4. określać przedmiot umowy;
5. określać termin ważności umowy;
6. zawierać adnotacje o zmianach umowy (zawierane aneksy);
7. zawierać informacje o zaprojektowanych i oznaczonych umowach, które ostatecznie nie zostały zawarte.

1. Umowy, z wyłączeniem tych, którym numerację nadaje kontrahent, oznacza się w sposób uwzględniający:
1. kolejną liczbę porządkową, nadawaną narastająco w sposób ciągły w danym roku;
2. symbol literowy komórki organizacyjnej, która merytorycznie przygotowała umowę, zgodny z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Gryfinie;
3. dwie ostatnie cyfry roku, w którym zawarto umowę; przy czym oznaczenia dokonuje się według schematu: numer kolejny umowy / oznaczenie literowe komórki zgodnie z regulaminem organizacyjnym / dwie ostatnie cyfry roku zawarcia umowy
2. Obowiązujące każdą komórkę organizacyjną elementy oznaczenia umowy, o których mowa w ust. 1, mogą być indywidualnie rozszerzone o inny identyfikator, dla wyodrębnionych, powtarzających się umów tego samego rodzaju, z zachowaniem narastającej numeracji w ciągu roku dla tej grupy.

Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich informuje Starostę, o każdym przypadku nie przedłożenia umowy celem jej rejestracji w terminie, o którym mowa w § 13 ust.1.

Przepisy zarządzenia stosuje się również do wszystkich aneksów umów z wyłączeniem przepisów § 15.

W załączniku nr 1 podaje się ogólne postanowienia, które powinny być uwzględniane w zawieranych umowach, w zależności od ich charakteru.

Wykonanie Zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich oraz pozostałym kierownikom komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie.

Nadzór nad realizacją Zarządzenia wykonuje Sekretarz Powiatu.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z wyłączeniem § 15, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2006 r.

Starosta Gryfiński
mgr Ewa De La Torre

---

Załączniki do zarządzenia:

• Załącznik nr 1