Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

III Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
12.11.2006 - 12.11.2010

Zarządzenie Nr 32/2010
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2010-04-20

w sprawie zasad i trybu obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Gryfinie

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i poz. 146) w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187, z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) zarządzam, co następuje:

§ 1. W celu ujednolicenia zasad obiegu korespondencji określa się zasady i tryb obiegu przesyłek jawnych występujących w Starostwie Powiatowym w Gryfinie w postaci papierowej i w formie elektronicznej.

§ 2. Użyte w niniejszym zarządzeniu określenia oznaczają:

1. urzÄ…d – Starostwo Powiatowe w Gryfinie,
2. starosta – StarostÄ™ GryfiÅ„skiego,
3. kancelaria – KancelariÄ™ OgólnÄ… urzÄ™du,
4. komórka organizacyjna – wydziaÅ‚, referat i biuro utworzone w urzÄ™dzie na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gryfinie,
5. sekretariat – punkt obsÅ‚ugi Starosty, a także poszczególnych komórek organizacyjnych urzÄ™du, w którym zaÅ‚atwia siÄ™ m.in. sprawy bieżące, korespondencjÄ™ i interesantów,
6. przesyÅ‚ka/korespondencja/dokumentacja – pisma (dokumenty) oraz paczki otrzymywane i wysyÅ‚ane za poÅ›rednictwem poczty, firmy kurierskiej, goÅ„ca, poczty elektronicznej itp., a także otrzymywane i nadawane telefaksy,
7. system obiegu dokumentacji – elektroniczny system sÅ‚użący do zarzÄ…dzania obiegiem informacji i dokumentacji w urzÄ™dzie,
8. rejestracja – wpis do systemu obiegu dokumentacji,
9. dekretacja – dyspozycja dokonana przez starostÄ™ przekazania/skierowania sprawy do realizacji oznaczonej komórce organizacyjnej, bÄ…dź komórkom organizacyjnym bÄ…dź osobom bÄ…dź powiatowym jednostkom organizacyjnym, zawierajÄ…ca również podpis starosty oraz ewentualnie sposób zaÅ‚atwienia sprawy, termin, wyznaczenie koordynatora,
10. podmiot - komórkę organizacyjną urzędu, pracownika urzędu, powiatową jednostkę organizacyjną, dyrektora powiatowej jednostki organizacyjnej.

§ 3. W celu zapewnienia sprawnego przyjmowania i wydawania przesyłek w urzędzie wyodrębnia się:

1. Kancelarię Ogólną urzędu,
2. sekretariat Starosty,
3. sekretariat dla budynku urzędu przy ul. 11 Listopada 16D,
4. sekretariaty dla poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu tj. Wydziału Architektury i Budownictwa, Wydziału Geodezji, Kartografii i Katastru.

§ 4.

1. Do zadań kancelarii należy:
1. przyjmowanie przesyłek adresowanych do urzędu,
2. przyjmowanie przesyłek przygotowanych do wysłania przez komórki organizacyjne urzędu,
3. otwieranie przesyłek,
4. sprawdzanie zawartości przesyłek,
5. rejestracja przesyłek w systemie obiegu dokumentacji,
6. przekazywanie przesyłek do dekretacji starosty, właściwych komórek organizacyjnych oraz wskazanych imiennie osób,
7. wysyłanie przesyłek,
8. przekazywanie za pisemnym pokwitowaniem przesyłek zadekretowanych przez starostę na wskazane podmioty,
9. udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych podmiotów,
10. obsługa poczty elektronicznej,
11. pełnienie funkcji stałego punktu wymiany przesyłek przeznaczonych do obiegu wewnętrznego między komórkami organizacyjnymi urzędu i powiatowymi jednostkami organizacyjnymi.
2. Sekretariat Starosty, w celu usprawnienia obiegu korespondencji w urzędzie, może wykonywać zadania należące do kancelarii określone w ust. 1 pkt 1, 3, 4, 5, 6, 9 i 10. Sekretariat, o którym mowa w § 3 pkt 3 wykonuje zadania określone w ust. 1 pkt 1, 3 - 6 i 8 - 10.
3. Sekretariaty utworzone w poszczególnych komórkach organizacyjnych urzędu w celu usprawnienia pracy tych komórek oraz wsparcia kancelarii wykonują, w zakresie obiegu dokumentacji, zadania określone w ust. 1 pkt 9 i 10.
4. Wydział Organizacji i Informacji zapewnia bieżący obieg przesyłek pomiędzy kancelarią a sekretariatami wskazanymi w § 3 pkt 2 i 3.

§ 5.

1. Przesyłki wpływające do urzędu przyjmuje kancelaria, sekretariat Starosty i sekretariat, o którym mowa w § 3 pkt 3, z zastrzeżeniem, że przesyłki wpływające drogą pocztową przyjmuje jedynie kancelaria.
2. Przy przyjmowaniu przesyłek w pierwszej kolejności sprawdza się czy przesyłkę dostarczono do wskazanego na przesyłce adresata oraz stan opakowania. Przesyłkę mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego, natomiast w razie stwierdzenia uszkodzenia sporządza się adnotacje na opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Ponadto stosuje się odpowiednio rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz. 1795 z późn. zm.).
3. Przyjęcie przesyłki przez urząd jest potwierdzane pisemnie na żądanie składającego przez kancelarię i wskazane w ust. 1 sekretariaty. Wzór wydawanego potwierdzenia, w przypadku nie zastosowania innej formy, stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 6.

1. Przyjęte przesyłki są otwierane, za wyjątkiem przesyłek adresowanych imiennie, przesyłek stanowiących tajemnicę służbową (poufne), przesyłek wartościowych, ofert składanych do ogłoszonego naboru na stanowisko urzędnicze oraz ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Za przesyÅ‚kÄ™ adresowanÄ… imiennie uważa siÄ™ przesyÅ‚kÄ™, na której widnieje imiÄ™ i nazwisko pracownika urzÄ™du lub radnego powiatu. Tak oznaczona przesyÅ‚ka jest, bez otwierania, rejestrowana w systemie obiegu dokumentacji, umieszcza siÄ™ na niej pieczÄ…tkÄ™ wpÅ‚ywu okreÅ›lajÄ…cÄ… datÄ™ otrzymania, nadaje siÄ™ numer, dokonujÄ…c przy rejestracji adnotacji „przesyÅ‚ka adresowana imiennie”, a nastÄ™pnie za pokwitowaniem przekazywana jest adresatowi. PrzesyÅ‚ka imienna może zostać otwarta na podstawie udzielonego przez jej adresata upoważnienia.
3. PrzesyÅ‚ki stanowiÄ…ce tajemnicÄ™ sÅ‚użbowÄ…, oznaczone jako poufne, przekazuje siÄ™ odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom po uprzednim ich zarejestrowaniu, umieszczeniu pieczÄ…tki wpÅ‚ywu z datÄ… otrzymania, nadaniu numeru, dokonaniu adnotacji „przesyÅ‚ka stanowiÄ…ca tajemnicÄ™ sÅ‚użbowÄ…” i pobraniu pokwitowania jej wydania. Jeżeli po otwarciu przesyÅ‚ki nie oznaczonej na zewnÄ…trz napisem „poufne” okaże siÄ™, że przesyÅ‚ka zawiera wiadomoÅ›ci stanowiÄ…ce tajemnicÄ™ sÅ‚użbowÄ…, należy bezzwÅ‚ocznie przekazać jÄ… w zamkniÄ™tej kopercie wÅ‚aÅ›ciwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej z adnotacjÄ… o przyczynie otwarcia przesyÅ‚ki oraz po dokonaniu czynnoÅ›ci wskazanych w zdaniu pierwszym.
4. PrzesyÅ‚ki oznaczone jako wartoÅ›ciowe, bez ich otwierania, przekazuje siÄ™ wÅ‚aÅ›ciwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem po uprzednim zarejestrowaniu jej w systemie obiegu dokumentacji, umieszczeniu pieczÄ…tki wpÅ‚ywu z datÄ… otrzymania, nadaniu numeru, dokonaniu adnotacji „przesyÅ‚ka wartoÅ›ciowa”. W przypadku ujawnienia przy przesyÅ‚kach nie oznaczonych jako wartoÅ›ciowe pieniÄ™dzy itp. walorów, po komisyjnym ustaleniu ich iloÅ›ci i wartoÅ›ci oraz wpisaniu do książki depozytowej, skÅ‚ada siÄ™ je do kasy podrÄ™cznej kancelarii, pismo opatruje pieczÄ™ciÄ… depozytowÄ… oraz dokonuje czynnoÅ›ci jak w zdaniu pierwszym, a nastÄ™pnie wydaje wÅ‚aÅ›ciwej komórce organizacyjnej, która zarzÄ…dzi dalsze postÄ™powanie z depozytem.
5. Na przesyłkach nie otwieranych pieczątkę wpływu określająca datę otrzymania umieszcza się na przedniej stronie opakowania/koperty.

§ 7.

1. Na otrzymanych, podlegających otwarciu przesyłkach, wpływających na nośniku papierowym, umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.
2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 sprawdza się w szczególności pod względem prawidłowego skierowania pisma oraz zgodności dołączonych załączników wymienionych w piśmie przewodnim.
3. W przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się ich brak na danym piśmie lub załączniku.

§ 8. Do korespondencji otwartej dołącza się koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym), jeżeli są to przesyłki:

1. poufne, wartościowe, polecone, ekspresowe, za dowodem doręczenia,
2. dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. odwołania, skargi,
3. w których brak jest nadawcy lub daty pisma,
4. mylnie skierowane,
5. stanowiące załączniki nadesłane bez pisma przewodniego,
6. w których jest niezgodność zapisów na opakowaniu z ich zawartością.

§ 9.

1. Otrzymane przesyłki, niezależnie od formy przekazu (w tym faksy, paczki, telegramy, poczta elektroniczna podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu), podlegają w kancelarii i sekretariatach wymienionych w § 3 pkt 2 i 3 rejestracji w funkcjonującym w urzędzie systemie obiegu dokumentacji, pełniącym jednocześnie rolę m.in. rejestru kancelaryjnego, rejestru przesyłek specjalnego rodzaju, dziennika korespondencji. W pierwszej kolejności rejestracji podlegają faktury, rachunki i inne dowody księgowe, które niezwłocznie po tym przekazywane są do dekretacji starosty.
2. Rejestracja następuje w dacie otrzymania przesyłki przed jej zadekretowaniem. Po zadekretowaniu przez starostę w systemie obiegu dokumentacji dokonuje się dodatkowego wpisu uzupełniającego poprzez oznaczenie podmiotu, do którego pismo zostało skierowane.
3. Kancelaria i sekretariaty wymienione w § 3 pkt 2 i 3 nie rejestrują w systemie obiegu dokumentacji i nie umieszczają pieczątki wpływu określającej datę wpływu na niżej wymienionych przesyłkach, chyba że dostarczono je drogą pocztową:
• operaty techniczne,
• zgÅ‚oszenia prac geodezyjnych,
• zaÅ›wiadczenia z ksiÄ…g wieczystych,
• akty notarialne,
• sprawy należące merytorycznie do kompetencji WydziaÅ‚u Komunikacji i Transportu.
Rejestracji wpływających przesyłek/korespondencji/dokumentacji oraz umieszczenia daty wpływu, w przypadku ich nie rejestrowania w systemie obiegu dokumentacji, dokonuje bezpośrednio Wydział Geodezji, Kartografii i Katastru, Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego lub Wydział Komunikacji i Transportu w funkcjonującym w komórce organizacyjnej specjalnym systemie elektronicznym lub założonym w tym celu rejestrze.
4. Pieczątkę wpływu określającą datę wpływu bez rejestracji w systemie obiegu dokumentacji umieszcza się na przesyłkach zwykłych, w tym dostarczonych drogą pocztową, jeżeli są to:
• zawiadomienia/powiadomienia o przerejestrowaniu pojazdu, które przekazuje siÄ™ bezpoÅ›rednio do WydziaÅ‚u Komunikacji i Transportu,
• oferty szkoleÅ„ i oferty reklamowe, które przekazuje siÄ™ bezpoÅ›rednio komórce merytorycznej,
• publikacje (gazety, czasopisma, wydawnictwa), które przekazuje siÄ™ do wÅ‚aÅ›ciwej merytorycznie komórki,
• zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, które przekazuje siÄ™ adresatowi,
• przesyÅ‚ki nadesÅ‚ane pocztÄ… elektronicznÄ… bez podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocÄ… ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

§ 10.

1. Przesyłki zarejestrowane w systemie obiegu dokumentacji przekazywane są do dekretacji starosty.
2. Do dekretacji nie przekazuje się przesyłek:
1. adresowanych imiennie, których nie otwarto na podstawie upoważnienia,
2. stanowiÄ…cych sprawozdanie finansowe skÅ‚adane przez powiatowe jednostki organizacyjne, a także informacje o budżecie jednostki, rozliczeniach, dyspozycjach itp., które przekazuje siÄ™ bezpoÅ›rednio i niezwÅ‚ocznie do WydziaÅ‚u Finansowo – KsiÄ™gowego urzÄ™du,
3. przesyłek określonych w § 9 ust. 3 i ust. 4,
4. orzeczeń o zatrzymaniu dokumentu stwierdzającego uprawnienia do kierowania oraz orzeczeń o zastosowaniu środka karnego w postaci zakazu prowadzenia pojazdów wobec osoby posiadającej uprawnienia do kierowania pojazdami, które przekazywane są bezpośrednio do Wydziału Komunikacji i Transportu,
5. ofert składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, przekazywanych bezpośrednio do Wydziału Remontów, Inwestycji i Zamówień Publicznych.

§ 11.

1. Sekretariat starosty przyjmuje otrzymane do dekretacji przesyłki i niezwłocznie przekazuje staroście.
2. Przesyłki przejrzane i zwrócone przez starostę Sekretariat starosty przekazuje do kancelarii celem ich przekazania podmiotom wskazanym w dekretacji.

§ 12.

1. Przekazanie przesyÅ‚ek zarejestrowanych w systemie obiegu dokumentacji odbywa siÄ™ za pisemnym potwierdzeniem ich odbioru na formularzu pn. „wykaz korespondencji przekazanej”, generowanym przez system obiegu dokumentacji bÄ…dź w prowadzonym w formie papierowej, pomocniczo w przypadku braku możliwoÅ›ci wygenerowania formularza, zeszycie przekazania korespondencji, który swojÄ… treÅ›ciÄ… odpowiada formularzowi generowanemu z systemu obiegu dokumentacji.
2. W przypadku zadekretowania przesyłki do więcej niż jednego podmiotu kancelaria wykonuje dodatkowe kopie korespondencji oraz na formularzu, o którym mowa w ust. 1 wskazuje kto pobrał oryginał, a kto kopie przesyłki.
3. Potwierdzenie odbioru przesyłki następuje poprzez złożenie podpisu przez osobę, która odbiera zadekretowaną przesyłkę oraz określenie daty odbioru. Osoby uprawnione do odbioru przesyłek z kancelarii i sekretariatów, o których mowa w § 3 pkt 2 i 3 ustala kierownik danej komórki organizacyjnej bądź kierownik powiatowej jednostki organizacyjnej poprzez przesłanie w tym zakresie informacji pocztą elektroniczną do kancelarii i sekretariatów.

§ 13.

1. Przekazanie przesyłek przeznaczonych do obiegu wewnętrznego pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu odbywa się za potwierdzeniem odbioru, co do zasady poprzez kancelarię i sekretariaty, o których mowa w § 3 pkt 2 i 3. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, komórki organizacyjne urzędu przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników.

§ 14.

1. Przekazanie korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz powiatowymi jednostkami organizacyjnymi może odbywać się pocztą elektroniczną (nie wymagany jest wówczas bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu).
2. Komórki organizacyjne są odpowiedzialne za bieżące przeglądanie zawartości poczty elektronicznej.
3. Otrzymanie korespondencji drogą elektroniczną należy potwierdzić, wysyłając jej nadawcy potwierdzenie odbioru.

§ 15.

1. Przyjmowanie przesyłek przeznaczonych do wysyłki przyjmuje kancelaria oraz sekretariat, o którym mowa w § 3 pkt 3.
2. Przyjmowanie przesyłek odbywa się bez pokwitowania odbioru, chyba że komórka organizacyjna urzędu zażąda potwierdzenia. Kancelaria i sekretariat przyjmują, co do zasady, przesyłki gotowe do wysłania.

§ 16.

1. Wysyłka przesyłek drogą pocztową należy jedynie do kompetencji kancelarii. Kancelaria dokonuje wysyłki niezwłocznie.
2. Przekazania przesyłek w innej formie mogą dokonać, oprócz kancelarii, również sekretariaty i pracownicy komórek organizacyjnych urzędu.
3. Fakt wysłania przesyłek drogą pocztową odnotowuje się (rejestruje się) w pocztowej książce nadawczej. Przesyłki priorytetowe, polecone, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru rejestruje się z podaniem adresata, natomiast przesyłki zwykłe rejestruje się ilościowo.
4. Przy przekazywaniu przesyłek, w szczególności miejscowych poleconych do instytucji, kancelaria i sekretariaty korzystają z pomocy gońca.
5. Fakt wysłania przesyłki za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej powinien być udokumentowany odpowiednim potwierdzeniem.

§ 17. Zasady obiegu dokumentacji księgowej regulują odrębne przepisy wewnętrzne.

§ 18. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 19. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.